Bij het kopen van een project staat de klant voor verschillende belangrijke beslissingen die de uiteindelijke inrichting en afwerking van het nieuwe project bepalen.

Om dit proces te evenaren, worden deze keuzemomenten georganiseerd als 'beslissingen' op het platform. Binnen zo'n beslissing kunt u één of meerdere voorstellen (offertes) uploaden, ingediend door uw team of door de betrokken (beslissings)partners. De klant kan deze voorstellen vervolgens eenvoudig inzien en goedkeuren.

Klik op nieuwe beslissing. Kies een gepaste titel voor de beslissing en voeg eventueel een omschrijving toe ter verduidelijking. Kies een eventuele datum en budget en kies voor welke niveaus binnen je project deze beslissing geldt. Kies dan of je de beslissing automatisch laat sluiten of niet na goedkeuring. Let op, dit kan gevolgen hebben bij je voorstellen. Hieronder meer.

Kies er tenslotte ook voor of je je beslissing al publiceert voor je klant of niet. Belangrijk: Binnen één beslissing kan je verschillende voorstellen aanmaken voor je klant, maar er kan slechts één voorstel per beslissing goedgekeurd worden als je de optie sluit beslissing na goedkeuring hebt aangeduid. Dit lijkt een subtiele knop, maar zorgt er wel voor dat de klant niet meerdere voorstellen binnen een beslissing kan goedkeuren. Wanneer je dus wil dat een klant meerdere voorstellen binnen een beslissing kan goedkeuren, moet je deze knop uitzetten bij het aanmaken van een beslissing.

Zodra je een beslissing publiceert, ontvangt de klant een e-mailnotificatie. Ingelogd op Ziggu krijgen zij een compleet overzicht van hun openstaande beslissingen, inclusief status en deadline.

Een beslissingspartner is een externe partij (bijvoorbeeld showrooms, aannemers of leveranciers) die je bij de beslissing wilt betrekken en aan wie je toegang tot één of meerdere beslissingen kunt geven.

Het toevoegen van partners aan je beslissingen heeft de volgende hoofddoelen:

Belangrijk:

Na het toevoegen van een beslissingspartner, controleer het volgende:

Belangrijk: Partners met beperkte communicatierechten kunnen voorstellen aanmaken, maar deze zijn niet direct zichtbaar voor de klant. Een teamlid moet het voorstel publiceren om het zichtbaar te maken. Hierover meer bij Voorstellen.

Wijzigingen doorvoeren in een beslissing

Wist je dat je allerlei wijzigingen kan doorvoeren eens je beslissing gemaakt is? En zelfs voor enkele units of voor heel de beslissing? Klik rechts op een unit of rechtsboven om meteen alle units in bulk te selecteren en klik op bewerken. Daar krijg je verschillende opties te zien om wijzigingen door te voeren op je beslissing:

Je kan onder andere (in bulk) de beslissingsverantwoordelijke kiezen, een notitie toevoegen, de beslissing sluiten of net openen, het budget of de deadline veranderen.

De beslissingsverantwoordelijke krijgt alle meldingen over de beslissing en kan gesprekken starten alsook beslissingspartner toevoegen aan een beslissing, wijzigen of verwijderen.

Een teamlid - of een beslissingspartner - kan oneindig veel (vaste) voorstellen aanmaken voor de klant om uit te kiezen.

Vul ook 'netto offerte' in als u de marges wenst bij te houden

De marge wordt automatisch berekend: Bruto offerte - Netto offerte = Marge.

Documenten toevoegen

Een voorstel kan veel verschillende documenten bevatten. Houd er rekening mee dat de klant alle documenten in het voorstel tegelijkertijd goedkeurt.

Voeg een handtekeningzone toe

Zet de toggle 'klant moet documenten ondertekenen' aan. Je kunt hier meer lezen over elektronische handtekeningen.

Maak het voorstel zichtbaar voor de klant en/of partner(s)

Vergeet het voorstel niet te publiceren. Als de beslissing niet wordt gepubliceerd, ziet de klant en/of partner het ook voorstel niet. Duid alle units aan voor wie je de beslissing wil publiceren en druk op publiceer. Ga nadien naar maak voorstel, klik op de dropdown en selecteer: deel voorstellen. Kies met wie je de voorstellen wil delen en welke voorstellen: enkel de aanvaarde voorstellen of ook de andere voorstellen. Klik op delen en zowel je beslissing als de voorstellen zijn geüpload!

Wil je graag een voorstel voorleggen waarin de klant zijn gekozen items kan aanduiden? Geen probleem! Maak een voorstel met een keuzelijst aan.

Je kunt snel en eenvoudig een keuzelijst aanmaken waaruit de klant keuzes kan maken, bijvoorbeeld voor een ruimte zoals 'Keuken'. Hierbij bied je opties voor onderdelen zoals een aanrecht, keukenstoelen, of een keukentafelblad.

Zodra je verschillende items/keuzes hebt aangemaakt kun je ervoor kiezen om subkeuzes toe te voegen. Je kan dan bijvoorbeeld een onderscheid gaan maken tussen de verschillende formaten. Je kan steeds meer subkeuzes toevoegen via ‘Voeg subkeuze toe’.

Wil je een subkeuze bewerken of verwijderen? Klik dan op het potloodje of het vuilnisbakje.

Als je wenst dat klanten meerdere items of subkeuzes kunnen kiezen in een specifieke keuzelijst, zet dan de toggle "Kan meerdere selecteren" aan. Je kan de keuze van de klant verplichten door de toggle "Verplicht keuze te maken" aan te zetten voor de relevante keuzes en/of subkeuzes.

Dit is optioneel, maar handig wanneer je extra informatie wenst te delen of een handtekening wil.

Voeg indien nodig een handtekeningzone toe aan het geüploade document door de toggle 'klant moet documenten ondertekenen' in te schakelen. Je kan hier meer lezen over elektronische handtekeningen.

Vergeet het voorstel niet te publiceren. Als de beslissing niet wordt gepubliceerd, ziet de klant en/of partner het voorstel niet.

Wil je graag een document krijgen met daarin de keuzes die de koper gemaakt heeft? Dat kan! Klik op de 3 bolletjes van het aanvaarde voorstel en kies in de dropdown "PDF genereren". Je ontvangt dan een PDF met alle informatie die je nodig hebt.

Door een voorstel voor meerdere units tegelijk aan te maken wordt automatisch een 'voorsteltemplate' aangemaakt. Eventuele wijzigingen in de template worden doorgevoerd in alle voorstellen die eraan gekoppeld zijn. Door gebruik te maken van templates, hoef je niet steeds opnieuw hetzelfde voorstel te maken. Je kan vanuit een template later gemakkelijk nieuwe voorstellen maken voor andere units.

Voorsteltemplates zijn te vinden op het unitoverzicht van een beslissing. Bovenaan de pagina zie je twee tabbladen: ‘Units’ en 'Voorsteltemplates'. Klik op het tabblad 'Voorsteltemplates'.

Rechtsboven in het voorstel zie je met hoeveel units het voorsteltemplate wordt gedeeld. Dit betekent dat voor elk van die units een kopie van de template is aangemaakt als een apart voorstel. Door op de knop te klikken krijg je een lijst van welke units een kopie van het voorsteltemplate hebben en kan je doorklikken naar de voorstellen van die unit.

Een voorsteltemplate bewerken

Om een template te bewerken, klikt u op de drie puntjes in de rechterbovenhoek om het optiemenu te openen en kiest u 'Bewerken'. Wijzigingen in de template worden automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde voorstellen.

Let op: Als u een gekoppeld voorstel handmatig wijzigt, wordt de koppeling met de template verbroken. Hierdoor worden toekomstige wijzigingen in de template niet meer naar dat specifieke voorstel gekopieerd.

Een voorsteltemplate dupliceren

In het optiemenu van de template kunt u een duplicaat maken. Dit is handig als u een licht afwijkende versie van het voorsteltemplate wilt delen met meerdere units, bijvoorbeeld omdat er voor specifieke units andere upgrades beschikbaar zijn. Een andere toepassing is het creëren van een 'basis' template met projectbrede, onveranderlijke informatie, die u vervolgens dupliceert en aanpast. Let op: standaard is een gedupliceerd template nog niet gedeeld met een unit.

Delen met units

Nieuwe kopieën van de template aanmaken doet u via de optie 'Delen met units' in het optiemenu. Kies de gewenste units, en er worden automatisch nieuwe voorstellen voor hen aangemaakt. Units die reeds aan de template zijn gekoppeld, worden uitgeschakeld in de unit selector. Om de koppeling met een unit te verbreken en het delen te stoppen, gaat u naar de voorstellen van die unit en verwijdert u het betreffende voorstel.

Een voorsteltemplate verwijderen

Wanneer u een voorsteltemplate verwijdert, moet u kiezen: wilt u de gekoppelde voorstellen behouden als zelfstandige, losse voorstellen, of moeten alle kopieën van de template ook verwijderd worden?

Wanneer je een beslissing publiceert, wordt je klant hier van op de hoogte gebracht (via e-mail). Ingelogd op Ziggu, krijgen ze een volledig overzicht van alle beslissingen die ze moeten nemen, hun status en deadline. 

Klanten worden eveneens op de hoogte gebracht van nieuwe voorstellen binnen een beslissing en kunnen steeds al hun opties raadplegen op het platform.

Klanten kunnen hun goedkeuring geven door op de knop Aanvaarden te klikken. Ze kunnen slechts één voorstel per beslissing goedkeuren. Indien een keuzelijst werd toegevoegd dient de klant eerst zijn gekozen items te selecteren.

Indien er gevraagd werd om het voorstel digitaal te ondertekenen is dit de volgende stap in het goedkeuringsproces. De klant ondertekent één of meerdere documenten van het goedgekeurde voorstel.

Je kan ook zelf een voorstel accepteren door op het voorstel de drie puntjes rechts te selecteren. Deze functie kan bijvoorbeeld interessant zijn als er voor een unit nog geen klant is. Of als de offerte al werd geaccepteerd en getekend in de showroom.

Kopers kunnen een voorstel afwijzen of goedkeuren. Wanneer een voorstel wordt afgewezen is de koper verplicht om een reden mee te geven.

Bij belangrijke beslissingen, zoals het grondplan, kan de koper wijzigingen aanvragen m.b.t. de indeling. Door feedback achter te laten kunnen klanten laten weten wat ze exact wensen. Als je het gesprek wenst voort te zetten, kan dat binnen het beslissingsgesprek van de beslissing.

Als het gaat om optionele beslissingen, bijvoorbeeld screens, zijn klanten misschien niet geïnteresseerd. Kopers kunnen dit dan aangeven door op de knop “afwijzen” te klikken en de feedback 'niet geïnteresseerd' achter te laten.

Wanneer een voorstel is afgewezen verandert de status. In het unitoverzicht of het tabeloverzicht kan je afgewezen voorstellen herkennen aan de oranje kleur.