Bij het kopen van een project staat de klant voor verschillende belangrijke keuzes die het uiteindelijke resultaat en de afwerking van de woning bepalen. Om dit proces gestroomlijnd te laten verlopen, organiseer je deze keuzemomenten als beslissingen op het platform. Binnen zo'n beslissing kunt u één of meerdere voorstellen (offertes) uploaden, ingediend door uw team of door de betrokken (beslissings)partners. De klant kan deze voorstellen vervolgens eenvoudig inzien en goedkeuren.

Hoe maak je een beslissing?

Klik op "+beslissing".

Wanneer je een nieuwe beslissing aanmaakt, kies je er als eerste voor om deze vanaf nul op te bouwen (1) of om een bestaand sjabloon te importeren (2) om tijd te besparen. Vervolgens geef je de beslissing een duidelijke, herkenbare titel (3) en wijs je een categorie toe (4) zodat je de keuzes later makkelijk kunt filteren. In het veld voor de beschrijving (5) geef je de klant de nodige context, instructies of praktische randvoorwaarden mee, zoals het adres van een toonzaal. Om de bouwplanning te bewaken en vertragingen te voorkomen, stel je een duidelijke deadline (6) en een eventuele startdatum (7) in waartussen de koper zijn keuze moet maken.

Bij het financiële gedeelte (8) bepaal je hoe de verrekening verloopt. Kies je voor meerwerken (9), dan stel je een budget of stelpost in (10) dat dient als uitgangspunt voor de koper. Keuzes boven dit bedrag worden automatisch als meerwerk berekend, waarbij je eventueel nog een extra budget kunt opgeven (11), minwerken kunt toelaten (12) als een koper onder het budget blijft, of automatische margepercentages kunt activeren (13). Gaat het om een louter kwalitatieve keuze zonder financiële verrekening, zoals de draairichting van een deur? Dan kies je simpelweg voor geen meerwerken (14).

Onder de extra opties kun je bepalen of de koper de 'niet geïnteresseerd'-optie (15) te zien krijgt om volledig van een optie af te zien. Heel belangrijk is de knop voor het automatisch sluiten na goedkeuring (16). Zet je deze knop aan, dan wordt de beslissing automatisch vergrendeld zodra de klant één voorstel goedkeurt. Dit is ideaal voor keuzes die elkaar uitsluiten, zoals Keuken A of Keuken B. Wil je juist dat een klant meerdere voorstellen binnen één beslissing kan goedkeuren, zoals het selecteren van meerdere extra stopcontacten, dan moet je deze knop expliciet uitzetten.

Tot slot selecteer je voor welke niveaus of specifieke units (17) de beslissing geldt (indien je een project hebt met geen extra units - single unit project - is dit niet van toepassing). Je kunt de beslissing nu meteen aanmaken en delen met de klant (18), waarna er direct een e-mailnotificatie naar de koper vertrekt. In hun portaal krijgen zij dan een helder overzicht van al hun openstaande keuzes, inclusief status en deadline, en ontvangen zij automatisch updates over nieuwe voorstellen. Wil je de beslissing liever eerst achter de schermen voorbereiden? Kies dan voor alleen aanmaken (19) om het als concept op te slaan. Vergeet tot slot niet om ook de betrokken beslissingspartners, zoals aannemers en showroomverkopers, toe te voegen via beslissingspartners, zodat zij rechtstreeks op het platform voorstellen kunnen indienen en de voortgang mee kunnen opvolgen.

Het kan voorkomen dat je bepaalde details van meerwerken bewust niet deelt met de klant. Je zult echter merken dat, ondanks het verbergen van specifieke items, het totaalbedrag van de meerwerken soms nog steeds zichtbaar is voor de koper in het beslissingenoverzicht.

De oplossing: Extra budget inzetten

Om ervoor te zorgen dat de klant een bedrag van €0 aan meerwerken te zien krijgt, terwijl de interne kosten voor jouw team wél perfect blijven kloppen, kun je een handige instelling gebruiken in het bewerkscherm van de beslissing.

Volg deze stappen om het op te lossen:

Het resultaat: Doordat het extra budget nu de volledige kosten van het voorstel dekt, wordt het zichtbare bedrag aan meerwerken voor de koper automatisch gereduceerd tot €0. Jouw interne administratie en kostenregistratie blijven intact, zonder dat het voor verwarring zorgt bij de klant!

Een beslissingspartner is een externe partij (bijvoorbeeld showrooms, aannemers of leveranciers) die je bij de beslissing wilt betrekken en aan wie je toegang tot één of meerdere beslissingen kunt geven.

Het toevoegen van partners aan je beslissingen heeft de volgende hoofddoelen:

Belangrijk:

Wanneer je in de kop van de beslissing een nieuwe partnergroep aanmaakt, verschijnt er een pop-upvenster waarin je alles naar wens instelt.

Als eerste geef je de groep een duidelijke naam (1). Vervolgens zoek en selecteer je de gewenste partners uit je bestaande lijst (2), of voeg je direct een nieuwe beslissingspartner toe als deze nog niet in het systeem staat (3).

Hierna bepaal je de groepsrechten om de mate van controle vast te leggen:

Tot slot kun je instellen hoe voorstellen met de partnergroep worden gedeeld. Je kunt ervoor kiezen om bestaande goedgekeurde voorstellen te delen (7), of om goedgekeurde voorstellen automatisch te delen (8). Met deze laatste optie ingeschakeld krijgt de partnergroep het voorstel én de bijbehorende documenten meteen te zien zodra een teamlid of koper een voorstel goedkeurt, zonder dat iemand dit nog handmatig hoeft door te sturen. Zodra alles correct staat, klik je op opslaan (9).

In het overzicht per beslissing zie je voortaan precies welke partnergroepen zijn gekoppeld, welke rechten ze hebben en kun je wijzigingen aanbrengen. Groepen waarbij de optie voor het automatisch delen van goedgekeurde voorstellen aanstaat, herken je in het overzicht meteen aan het icoontje van een bliksemschicht (8).

Na het toevoegen van een beslissingspartner, controleer het volgende:

Belangrijk: Partners met beperkte communicatierechten kunnen voorstellen aanmaken, maar deze zijn niet direct zichtbaar voor de klant. Een teamlid moet het voorstel publiceren om het zichtbaar te maken. Hierover meer bij Voorstellen.

Per beslissing zie je een overzicht van de verschillende beslissingspartners die zijn toegekend aan die beslissing. Door op een partnergroep te klikken, kan je zien welke partners er in deze groep zitten, welke rechten ze hebben of kan je wijzigingen aanbrengen. Partnergroepen waarbij de goedgekeurde voorstellen automatisch gedeeld worden, worden aangeduid met en bliksemschicht.

Wijzigingen doorvoeren in een beslissing

Ook nadat een beslissing is aangemaakt, kun je deze op elk moment aanpassen voor één specifieke unit of voor meerdere units tegelijk. Om wijzigingen door te voeren, vink je aan de linkerkant de gewenste units af (1) of selecteer je de kolomkop om alle units in één keer aan te vinken. Vervolgens verschijnt de knop Actie in bulk (2) waarmee je een menu met verschillende aanpassingsopties opent.

In dit uitklapmenu kun je de volgende bulkacties uitvoeren:

Beslissing klaar? Maak dan nu één of meerdere voorstellen aan, laad je offerte(s) op en laat de klant deze goedkeuren!

Voorstellen spelen de hoofdrol in de feature Beslissingen. Hier kan je offertes uploaden die de klant kan goedkeuren (én digitaal ondertekenen indien gewenst).

Er zijn twee soorten voorstellen:

Een teamlid - of een beslissingspartner - kan oneindig veel (vaste) voorstellen aanmaken voor de klant om uit te kiezen.

Maak een vast voorstel:

1/ Vul het totaalbedrag (bruto offerte) in

Als de projectverantwoordelijke bij het opstellen van de beslissing een budget heeft gekozen, worden de meerwerken automatisch berekend: Bruto offerte - Budget = Meerwerken.

De meerwerken kan je zien na het aanmaken van het voorstel in het overzicht.

3/ Documenten toevoegen.
Nadat je documenten uploadt, kies je een categorie voor het document. Zo kan iedereen makkelijk het document terugvinden. Een voorstel kan veel verschillende documenten bevatten. Houd er rekening mee dat de klant alle documenten in het voorstel tegelijkertijd goedkeurt.

4/ Voeg een handtekeningzone toe.

Zet de toggle 'klant moet documenten ondertekenen' aan. En duid op het document de juiste plaats aan om te ondertekenen.

5/ Maak het voorstel zichtbaar voor de projectontwikkelaar en de klant.

Vergeet het voorstel niet te delen. Als het voorstel niet wordt gedeeld, ziet de klant en/of de projectontwikkelaar het voorstel niet.

Tip: Kan je niet aanvinken dat je het voorstel wil delen met de klant? Dan heeft de projectontwikkelaar je die rechten niet gegeven. De projectontwikkelaar zal zelf het voorstel delen met de klant.

Wil je graag een voorstel voorleggen waarin de klant zijn gekozen items kan aanduiden? Geen probleem! Maak een voorstel met een keuzelijst aan.

Laten we de keuken even als voorbeeld nemen. Klanten dienen mogelijks meerdere items te kiezen: kastdeuren, aanrecht, oven, frigo etc. Door hen een selectie van items te presenteren kan je hen snel én eenvoudig door het beslissingsproces begeleiden.

1/ Maak voor elke keuze een keuzelijst

Voor een keukenvoorstel wil je bijvoorbeeld 5 keuzelijsten maken: keukentegels, kastdeuren, vaatwasser, oven en aanrecht.

2/ Voeg items toe aan elke keuzelijst

Vergeet niet het aantal en de prijs te vermelden. Wil je de keuzes tot leven laten komen? Voeg dan een beschrijving en afbeelding toe. Je kan ook items aanmaken die 'altijd geselecteerd' zijn. De klant kan dit item niet deselecteren.

3/ Voeg subkeuzes toe

Een keuzelijst kan bestaan uit keuzes/items en subkeuzes. Keuzes/items zijn verplicht, subkeuzes zijn dan weer optioneel.

Zodra je verschillende items/keuzes hebt aangemaakt kun je ervoor kiezen om subkeuzes toe te voegen.

4/ Kijk eens naar de knopjes aan de rechterkant

Als je wil dat klanten meerdere items of subkeuzes kunnen kiezen in een specifieke keuzelijst, zet dan de toggle "Kan meerdere selecteren"(4) aan. Je kan de keuze van de klant verplichten door de toggle "Verplicht keuze te maken" (5) aan te zetten voor de relevante keuzes en/of subkeuzes.

6/ Documenten toevoegen

Dit is optioneel, maar handig wanneer je extra informatie wenst te delen of een handtekening wil.

7/ Voeg een handtekeningzone toe.

Zet de toggle 'klant moet documenten ondertekenen' aan. Je kunt hier meer lezen over elektronische handtekeningen.

Een PDF genereren van een keuzelijst

Wil je graag een document krijgen met daarin de keuzes die de koper gemaakt heeft? Dat kan! Klik op de 3 bolletjes van het aanvaarde voorstel en kies in de dropdown "PDF genereren". Je ontvangt dan een PDF met alle informatie die je nodig hebt.

Wanneer je een voorstel voor meerdere units tegelijk aanmaakt, genereert het systeem automatisch een voorstelsjabloon. Dit bespaart enorm veel tijd: je hoeft een voorstel namelijk nooit meermaals opnieuw op te bouwen. Bovendien worden eventuele wijzigingen die je later in het sjabloon doorvoert, automatisch toegepast op alle gekoppelde voorstellen. Zo kun je vanuit één sjabloon ook heel eenvoudig nieuwe voorstellen toewijzen aan andere units.

Wanneer je onder het tabblad Voorstelsjablonen kijkt, zie je per sjabloon rechtsboven handige status- en actiemogelijkheden staan.

Een voorsteltemplate bewerken

Om een template te bewerken, klikt u op de drie puntjes in de rechterbovenhoek om het optiemenu te openen en kiest u 'Bewerken'. Wijzigingen in de template worden automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde voorstellen.

Let op: Als u een gekoppeld voorstel handmatig wijzigt, wordt de koppeling met de template verbroken. Hierdoor worden toekomstige wijzigingen in de template niet meer naar dat specifieke voorstel gekopieerd.

Een voorsteltemplate dupliceren

In het optiemenu van de template kunt u een duplicaat maken. Dit is handig als u een licht afwijkende versie van het voorsteltemplate wilt delen met meerdere units, bijvoorbeeld omdat er voor specifieke units andere upgrades beschikbaar zijn. Een andere toepassing is het creëren van een 'basis' template met projectbrede, onveranderlijke informatie, die u vervolgens dupliceert en aanpast. Let op: standaard is een gedupliceerd template nog niet gedeeld met een unit.

Delen met units

Nieuwe kopieën van de template aanmaken doet u via de optie 'Delen met units' in het optiemenu. Kies de gewenste units, en er worden automatisch nieuwe voorstellen voor hen aangemaakt. Units die reeds aan de template zijn gekoppeld, worden uitgeschakeld in de unit selector. Om de koppeling met een unit te verbreken en het delen te stoppen, gaat u naar de voorstellen van die unit en verwijdert u het betreffende voorstel.

Een voorsteltemplate verwijderen

Wanneer u een voorsteltemplate verwijdert, moet u kiezen: wilt u de gekoppelde voorstellen behouden als zelfstandige, losse voorstellen, of moeten alle kopieën van de template ook verwijderd worden?

Wanneer je een beslissing publiceert, wordt je klant hier van op de hoogte gebracht (via e-mail). Ingelogd op Ziggu, krijgen ze een volledig overzicht van alle beslissingen die ze moeten nemen, hun status en deadline. 

Klanten worden eveneens op de hoogte gebracht van nieuwe voorstellen binnen een beslissing en kunnen steeds al hun opties raadplegen op het platform.

Klanten kunnen hun goedkeuring geven door op de knop Aanvaarden te klikken. Ze kunnen slechts één voorstel per beslissing goedkeuren. Indien een keuzelijst werd toegevoegd dient de klant eerst zijn gekozen items te selecteren.

Indien er gevraagd werd om het voorstel digitaal te ondertekenen is dit de volgende stap in het goedkeuringsproces. De klant ondertekent één of meerdere documenten van het goedgekeurde voorstel.

Je kan ook zelf een voorstel accepteren door op het voorstel de drie puntjes rechts te selecteren. Deze functie kan bijvoorbeeld interessant zijn als er voor een unit nog geen klant is. Of als de offerte al werd geaccepteerd en getekend in de showroom.

Kopers kunnen een voorstel afwijzen of goedkeuren. Wanneer een voorstel wordt afgewezen is de koper verplicht om een reden mee te geven.

Bij belangrijke beslissingen, zoals het grondplan, kan de koper wijzigingen aanvragen m.b.t. de indeling. Door feedback achter te laten kunnen klanten laten weten wat ze exact wensen. Als je het gesprek wenst voort te zetten, kan dat binnen het beslissingsgesprek van de beslissing.

Als het gaat om optionele beslissingen, bijvoorbeeld screens, zijn klanten misschien niet geïnteresseerd. Kopers kunnen dit dan aangeven door op de knop “afwijzen” te klikken en de feedback 'niet geïnteresseerd' achter te laten.

Wanneer een voorstel is afgewezen verandert de status.

In het unitoverzicht of het tabeloverzicht kan je afgewezen voorstellen herkennen aan de oranje kleur. Naast de standaard lijstweergave kun je al je beslissingen en units ook in een handige matrix of tabel bekijken. Dit geeft je in één oogopslag een compleet beeld van de status van alle keuzes over het gehele project heen.

Tabelweergave inschakelen: Klik rechtsboven op de knop Weergave en kies onder Groeperen op voor de optie Tabel.

Resultaat:

De verschillende kleuren hebben elks een betekenis:

Wens je graag je beslissing te exporteren? Dat kan!

Ga naar een specifiek project en ga onmiddellijk naar "beslissingen".

Hier kan je een totale export nemen van alle beslissingen die al opgemaakt zijn in dit project. Door op de 3 bolletjes (3) te klikken opent er een dropdown menu met keuze "downloaden" hier kan je op klikken en zo zal er een export gedownload worden van de beslissingen in dit project.