De leveranciers waarmee je samenwerkt om projecten te realiseren worden 'partners' genoemd op het platform. Je kunt zelf beslissen in welke mate je leveranciers toegang hebben tot het platform en waar ze het voor kunnen gebruiken. Er zijn 2 manieren waarop je leveranciers kunt betrekken binnen het platform:
als project partner
als beslissingspartner
Voor je beslist of je de partner toevoegt als projectpartner of als beslissingspartner, moet je deze persoon eerst toevoegen aan je contacten pagina:
Een partner toevoegen doe je door deze eerst in contacten toe te voegen (1).
Ga in de contacnten pagina naar partner (2).
Je maakt een persoonlijke pagina aan over deze persoon door op "+partner" (3) te klikken, op dit moment heeft de partner nog géén toegang tot het portaal.
Tenslotte tonen we op het einde van dit artikel graag ook even hoe de partners Ziggu zullen zien, via het partnerportaal.
Projectpartners
Projectpartners zijn een groep partners met wie je documenten wil delen die tot een specifieke unit behoren, maar die niet noodzakelijk betrokken zijn bij beslissingen. Wanneer een klant bijvoorbeeld een technisch plan goedkeurt kan het handig zijn om dit goedgekeurde plan te delen met alle stakeholders die het in de toekomst nodig zullen hebben: elektricien, loodgieter, etc.
Een partner uit je contacten kan toegevoegd worden als een projectpartner op de Informatiepagina van een project.
Navigeer in het linkermenu onder het kopje Mijn Projecten naar het project waaraan je een partner wilt toevoegen (1).
Je bevindt je nu in het dashboard van het gekozen project. Je kunt linksboven in de topbalk controleren of de naam van het juiste project actief staat (2).
Klik in het horizontale menu van het project op het tabblad Contacten (3). Hier vind je het overzicht van alle projectbeheerders en partners die aan dit project gekoppeld zijn.
Scroll op de pagina naar beneden tot je de sectie Projectpartners ziet staan (4).
Klik aan de rechterkant op de knop Projectpartner toevoegen (5). Er opent zich nu een venster waarin je de gegevens van de partner kunt invullen of een bestaand contact kunt selecteren om uit te nodigen.
Er opent zich nu een venster waarin je de naam van de partner kunt invullen en zoeken of een bestaand contact kunt selecteren om uit te nodigen:
Heeft een partner permanent geen toegang meer nodig tot dit project? Je kunt een projectpartner op elk gewenst moment eenvoudig verwijderen of de status aanpassen via het min-icoontje (-) of de instellingen achter hun naam:
Eenmaal toegevoegd zullen ze een uitnodigingsmail krijgen en zullen ze toegang hebben tot het platform. Om meer te weten te komen over hoe het platform er uit ziet voor partners, neem een kijkje bij het hoofdstuk over het partnerportaal.
Beslissingspartners
Een beslissingspartner is iemand buiten jouw team die je graag bij de beslissing wil betrekken, bijvoorbeeld showrooms, aannemers of leveranciers. Je kan hen toegang geven tot één of meerdere beslissingen.
Waarom een beslissingspartner maken en toevoegen aan een beslissing?
Door partners aan je beslissingen toe te voegen ...
Laat je hen voorstellen uploaden die rechtstreeks aan een unit zijn gekoppeld.
Afhankelijk van de communicatierechten zijn hun voorstellen onmiddellijk zichtbaar voor de klant, of worden ze zichtbaar met een simpele klik op de knop door jou (of een ander teamlid).
Blijf je op de hoogte van alle communicatie met jouw klanten.
Als je partners basistoegang of volledige toegang hebben kunnen ze rechtstreeks berichten sturen naar je klanten. Je krijgt steeds een melding wanneer dit gebeurt en maakt ook deel uit van elk gesprek.En nog véél méér! Deze zaken kunnen gebeuren afhankelijk van welke toegangsrechten je de beslissingspartner toewijst.
We leggen je hieronder stap voor stap uit hoe je deze partner een beslissingspartner kan maken en hoe je de juiste toegangsrechten kan geven.
Belangrijk: Wanneer je een partner aan een beslissing toevoegt, wordt de partner automatisch onderdeel van Projectpartners. Via Projectpartners kan je eenvoudig een unitdocument, bijvoorbeeld een plan, delen met een groep partners.
Een beslissingspartner voeg je toe via de "+ Beslissingspartner" knop in een beslissing.
Hierna krijg je de optie om één of meerdere partners toe te voegen aan een groep. Voorstellen deel je met deze groepen, dus afhankelijk van de situatie kan het handig zijn om bijvoorbeeld meerdere contacten van hetzelfde bedrijf toe te voegen aan één groep, maar even goed kan het nuttig zijn om verschillende contactpersonen van verschillende leveranciers te gaan bundelen. Wanneer partner X en partner Y in dezelfde beslissingspartner groep zitten, en partner X een voorstel opmaakt en deelt met de klant, gaat partner Y dit automatisch zien. Deze groepen kunnen heel handig zijn om concurrenten offertes te laten opmaken naar de klant toe, zonder dat ze elkaars offerte kunnen zien. De klant kan dan kiezen welke offerte er goedgekeurd wordt.
Ten slotte selecteer je de rechten die je deze wenst te geven. Een handig overzicht van de verschillende rechten vind je terug op onderstaande screenshot:
Wanneer je een nieuwe partnergroep aanmaakt binnen Ziggu, bepaal je via de Groepsrechten precies wat de partners in deze beslissing wel en niet mogen zien of doen. Om het overzichtelijk te houden, maakt Ziggu onderscheid tussen drie verschillende niveaus van toegang.
Kies je voor Gelimiteerde toegang (1), dan geef je de partner de meest strikte vorm van rechten. Partners in deze groep kunnen geen klanteninformatie inzien en hebben geen mogelijkheid om berichten te sturen, documenten te delen of rechtstreeks voorstellen te maken aan de klant. Dit niveau is handig voor partners die wel aan het project gekoppeld moeten zijn, maar geen actieve rol spelen in de communicatie met de koper. Je kan achteraf wel nog steeds héél specifiek voorstellen gaan delen met hen.
Met Basistoegang (2) geef je de partner iets meer vrijheid. Zij kunnen wel de klanteninformatie bekijken en rechtstreeks berichten sturen naar de klant om zaken af te stemmen. Het is voor hen echter nog niet mogelijk om zelfstandig documenten te delen of rechtstreeks officiële voorstellen aan de klant te bezorgen.
Wil je een partner volledige autonomie geven, kies dan voor Volledige toegang (3). Hiermee krijgt de partner alle rechten binnen de groep. Ze kunnen de klanteninformatie inzien, berichten sturen, én ze hebben de bevoegdheid om rechtstreeks documenten te delen en voorstellen te maken aan de klant.
Controleer na het toevoegen van een beslissingspartner!
Publiceren: zijn alle units gepubliceerd voor de partner (en de klant)? Zodra minimum één unit in de lijst zichtbaar is voor de partner, ontvangt de partner een uitnodiging. Kijk hier hoe je een beslissing publiceert.
Projecten met meerder units:
Projecten met single units:
Uitleg icoontjes:
= Niet gepubliceerd voor de klant
= Gepubliceerd voor de klant
= Niet gepubliceerd voor de Beslissingspartner
= Gepubliceerd voor de Beslissingspartner
Partnerportaal
Vraag je je af hoe het portaal eruit ziet voor de partners? Met “Impersonatie” krijg je precies te zien wat je partner ziet!
Ga naar Contacten (1).
Ga naar Partner (2).
Selecteer de partner waarvan je het portaal wil bekijken
Klik rechts op de 3 puntjes en selecteer "Impersoneer". (Impersonatie is enkel mogelijk wanneer de contactpersoon het platform gebruikt of uitgenodigd is.)
OF
Navigeer in het linkermenu onder het kopje Mijn Projecten naar het project waarin de partner actief is (1).
Klik in het horizontale menu van het project op het tabblad Contacten (2).
Scroll op de pagina naar beneden tot je bij de sectie Projectpartners (3) komt en zoek de partner op die je wilt impersoneren.
Klik achter de naam van de partner op het impersonate-icoontje (twee dansende of bewegende poppetjes) (4). Je logt nu direct in met de weergave van deze specifieke partner.
De partnerzijde van het platform is beperkt tot de features Beslissingen, Documenten en Nazorg.
Wanneer partners inloggen, krijgen ze eerst een overzicht van hun projecten bij jouw bedrijf te zien:
Klikken ze vervolgens op een Project, dan krijgen ze een overzicht van alle beslissingen, documenten, aftercare puntenlijsten die gedeeld en gepubliceerd werden met de projectpartners of specifiek met hun als beslissingspartner.
Bijvoorbeeld:
Belangrijk: Nadat een partner actief is op het platform, kan enkel de partner belangrijke en persoonlijke gegevens wijzigen van het actieve profiel. Zoals bv een telefoonnummer, email adres... Indien je dit wenst te wijzigen kan je vragen aan de partner om de gegevens zelf te wijzigen.