Elk project brengt een enorme stroom aan documenten en administratie met zich mee, van contracten en briefings tot facturen en rapportages.. De functionaliteit Documenten is de centrale, veilige kluis voor jouw project. In plaats van te zoeken in overvolle mailboxen of losse mappenstructuren op een server, bewaar je hier alle projectgerelateerde documenten overzichtelijk op één plek.

Om een nieuw bestand toe te voegen aan je documenten, navigeer je eerst naar het hoofdoverzicht van de module Documenten bovenaan tussen de keuze van alle functionaliteiten:

Hier zie je direct je huidige mappenstructuur:

Klik rechtsboven op de opvallende groene knop + Documenten. Er opent zich vervolgens een nieuw venster waarin je bestanden kunt selecteren of slepen, de juiste map (zoals Administratie, Factuur of Plan) kunt kiezen. Wanneer een document hier wordt toegevoegd, kan de klant het document automatisch zien.

Voor Projecten met meerdere Units, kun je al je documenten uploaden overheen de verschillende niveaus van een project. In het grote uploadveld (1) sleep je eenvoudig bestanden naartoe, of je klikt op de link blader naar bestanden om een bestand vanaf je apparaat te selecteren. Je kunt hier eventueel ook rechtstreeks bestanden importeren via de camera of een screencast, zolang de bestanden maar maximaal 1 GB per stuk groot zijn. Zodra het bestand is geladen, kies je in de kolom Categorie (2) via het dropdownmenu in welke map het document thuishoort, zoals de map Overige of Plannen.

Onder de bestandslijst bepaal je bij het gedeelte over de locatie (3) precies waar het bestand opgeslagen moet worden. Wil je het document delen met 1 of meerdere units? Met 1 gebouw of meerdere gebouwen? Je klikt hier op de groene labels om het juiste project (Mavrick), de juiste fase (Fase 1), het lot (Lot A) en het gebouw (Blok A.1) te selecteren. Heb je te maken met een document dat voor meerdere specifieke woningen tegelijk geldt? Zet dan de schakelaar bij Selecteer meerdere (4) aan om in één klap meerdere units of appartementen aan te vinken.

Ben je helemaal klaar en mogen de geselecteerde kopers de bestanden ook meteen inzien? Klik dan linksonder op de groene knop Delen met klant (5) om de documenten definitief op te slaan en te publiceren. Mocht je de uploads toch willen annuleren, dan sluit je het venster via de knop Annuleren of het kruisje rechtsboven.

Voor Projecten met slechts één Unit zal je geen niveau moeten selecteren en rechtstreeks documenten kunnen uploaden via onderstaande stappen.

Klik rechtsboven op de opvallende groene knop + Documenten. Er opent zich vervolgens een nieuw venster waarin je bestanden kunt selecteren of slepen, de juiste map (zoals Administratie, Factuur of Plan) kunt kiezen en de zichtbaarheid voor je klanten kunt instellen.

In het grote centrale uploadveld (1) sleep je de gewenste bestanden naartoe, of je maakt gebruik van de link blader naar bestanden om iets te selecteren vanaf je computer. Hier geldt een maximale bestandsgrootte van 1 GB per stuk, en kun je desgewenst direct bestanden importeren via je camera of een screencast. Zodra je document is geladen, wijs je het via het dropdownmenu onder Categorie (2) meteen toe aan de juiste map, zoals Overige.

Je kan direct onderaan meteen kiezen om het bestand te delen met de klant. Klik op de groene knop Delen met klant (3) om het document direct zichtbaar te maken in het portaal van de koper. Daarnaast heb de extra optie om te kiezen voor Delen met klant en projectpartners*, of kun je op Annuleren klikken om het venster te sluiten zonder op te slaan.

* Een projectpartner kan je toevoegen onder de informatie tab van het project. Een partner dient om gemakkelijk documenten en voorstellen van dit project mee te delen.

Zoek eenvoudig op de naam van een document door deze in de zoekbalk uit te typen.

Je kan nu zelf ook categorieën toevoegen aan Documenten. Om dat te doen, ga je naar de linkerbovenhoek en klik je op de naam van jouw 'Bedrijf’ (1) en klik je door naar 'Instellingen' (2). Hieronder vind je het tabje Documenten terug. 

In dit tabje krijg je een duidelijk overzicht van de standaardcategorieën die Ziggu standaard aanbiedt om te gebruiken. Deze standaardcategorieën kunnen gewijzigd worden of je kan er nieuwe toevoegen.

(3) Functies: Navigeer in de bovenste menubalk naar het tabblad Functies.

​(4) Documenten: Selecteer in het linkersubmenu de module Documenten om de categorie-instellingen te openen.

​(5) + Categorie: Klik op deze knop rechtsboven om een gloednieuwe, aangepaste categorie (zoals Offerte, Plan of Wettelijk) aan je lijst toe te voegen

(6) Categorieën bewerken of verwijderen: In de kolom met actieknoppen aan de rechterkant kun je bestaande extra categorieën beheren. Klik op het potlood-icoon om de naam of taal van een categorie te wijzigen, of klik op het vuilnisbak-icoon om een categorie definitief te verwijderen.

Merk op dat je deze extra categorieën kan vertalen naar verschillende talen. Op deze manier krijg een gebruiker de categorie te lezen in de taal ingesteld voor zijn/haar Ziggu profiel.