Gesprekken kan je enerzijds terugvinden op een algemeen niveau overheen alle projecten via 'Gesprekken' in de horizontale navigatiebalk, anderzijds kan je ook naar de gesprekken binnenin een specifiek project gaan kijken. Eens binnen werken gesprekken op één en dezelfde manier, dus verder maken we hier geen onderscheid in.
Soorten Gesprekken
Gesprekken kunnen ontstaan vanuit verschillende plaatsen en aangemaakt worden door verschillende partijen. Hieronder een oplijsting van de verschillende soorten gesprekken binnen Ziggu:
Gesprekken: een gesprek gestart via de Gesprekken functionaliteit, niet verbonden aan een beslissing, nazorg item of andere.
Beslissingsgesprekken: een gesprek gestart vanuit de Beslissing functionaliteit, verbonden aan een specifieke beslissing.
Nazorg gesprekken: een gesprek gestart vanuit de Nazorg functionaliteit, verbonden aan een specifiek punt.
Een Nieuw Gesprek Starten
Een Gesprek kan je eenvoudig starten vanuit de Gesprekken functionaliteit via de '+ Nieuw Gesprek' knop.
Een pop-up opent waarin gevraagd wordt een aantal velden in te vullen:
Categorie: Selecteer een categorie om te koppelen aan dit gesprek. Door deze categorie kan je enerzijds het gesprekken makkelijker terugvinden, maar zal de klant ook een duidelijk overzicht krijgen over wat het gesprek gaat. Gesprekscategorieën maak je aan via de bedrijfsinstellingen.
Onderwerp: Geef je gesprek een onderwerp naar keuze.
Bericht: Verstuur een eerste bericht in het gesprek.
Unit: Koppel het gesprek aan een Unit. Eens gekoppeld, zal je ook te zien krijgen welke klant aan deze Unit gekoppeld is.
Documenten: Indien relevant of nodig kan je documenten/afbeelding opladen aan het gesprek.
Status van een Gesprek
Een gesprek kan 4 verschillende statussen hebben:
Open: Wanneer jij of één van je klanten een nieuw onderwerp opent, is het gesprek Open.
Feedback afwachten: Toon aan dat je nog wacht op Feedback van een klant, partner of collega.
In behandeling: Herinner jezelf er aan dat er nog iets moet gedaan worden voordat je het gesprek wenst te sluiten.
Gesloten: Als je een bericht hebt beantwoord of denkt dat een antwoord niet nodig is, aarzel dan niet om het gesprek te sluiten. Het gesprek verdwijnt uit jouw inbox, maar niet uit die van de klant. Op die manier kunnen jij en je team gemakkelijk focussen op de gesprekken die nog aandacht nodig hebben.
Merk op dat alleen jij (of een ander teamlid) de status van een gesprek kan wijzigen, noch de klant noch een leverancier ziet de status. De status is enkel en alleen voor intern gebruik.
Tip: Als een klant of beslissingspartner reageert in een gesloten gesprek, verandert de status automatisch in Open en vind je deze bovenaan je inbox.
Verantwoordelijke van een Gesprek
Als je een bericht in een nieuw gesprek beantwoordt, word je automatisch de verantwoordelijke van dat gesprek. Dit houdt in dat je de enige bent die in de toekomst notificaties zal krijgen over dit gesprek.
De verantwoordelijke kan je eenvoudig aanpassen. Dit kan handig zijn wanneer je een gesprek wil doorgeven aan een teamlid. Klik op het potlood naast Verantwoordelijke en selecteer het gewenste teamlid. De nieuwe verantwoordelijke zal nu een notificatie krijgen.
Je kan de verantwoordelijke in bulk veranderen via het tandwiel in het overzicht van de gesprekken.
Acties binnen een Gesprek
Binnen een gesprek kan je tal van opties uitvoeren, hieronder een overzicht:
Het onderwerp van het gesprek wijzigen.
De gesprekscategorie wijzigen.
De Status van het gesprek wijzigen.
Berichten verplaatsen/verwijderen. (Merk op dat je alleen zelf uitgestuurde berichten kan verwijderen en niet deze van de klant.)
Antwoorden op een bericht van een klant of partner.
Een Interne notitie toevoegen.
De verantwoordelijke van een gesprek aanpassen.
Documenten opladen.
Een Handtekening Toevoegen
Wil je graag al je berichten afsluiten met een handtekening? Dat kan! Je kan een handtekening toevoegen en aanpassen bij de profielinstellingen.
Tip: Omdat we met een chatbox werken, verwachten klanten niet dat er een handtekening geplaatst wordt met e-mailadres, telefoonnummer en adres. Een vriendelijke "Groetjes, Ziggu" kan wel eens genoeg zijn!
Berichten Verplaatsen
Hoort een berichtje thuis in een ander gesprek? Klik op de drie bolletjes om het te verplaatsen naar de correcte locatie. Kies vervolgens het correcte gesprek en bevestig met 'Verplaats'.
Tip: De klant ontvangt een melding wanneer zijn/haar bericht verplaatst werd naar een ander gesprek.
Een Interne Notitie toevoegen
Sommige gesprekken vragen om input van een collega. Tag een teamlid en laat een notitie na om intern te overleggen binnen een Gesprek.
Aan de slag:
Open een Gesprek
Klik op 'Notitie'. Er verschijnt een geel tekstvak. Dit gele tekstvak geeft aan dat enkel teamleden de notitie kunnen lezen.
Tag een teamlid door @ + Naam te typen
Een notificatie wordt verstuurd naar het getagde teamlid. Jouw collega kan eveneens een antwoord nalaten door Notities te gebruiken. Alle teamleden zien de notities, maar enkel het teamlid dat getagd wordt, krijgt een melding. Partners en klanten kunnen de notities niet zien.
Filteren
Wil je berichten met een specifieke status raadplegen of ben je op zoek naar andere manieren om je gesprekken op orde te krijgen? De volgende filters helpen je om snel te vinden wat je zoekt.
Je kan filteren op:
Status (open, Feedback afwachten, in behandeling, gesloten)
Niveau (projecten, gebouwen, units ...)
Ongelezen
Mijn gesprekken (gesprekken waar je verantwoordelijk voor bent)
Beslissingsgesprekken (lees hier meer)
Contact
Inhoud
Tip: De filterselectie wordt onthouden wanneer je vanuit een gesprek terugkeert naar het gespreksoverzicht.
Mails doorsturen naar Ziggu
Een klant die mailt in plaats van contact op te nemen via het portaal, we kennen het allemaal. We maken het daarom makkelijker om te reageren op dat soort mails via Ziggu.
Stuur de mail door naar het e-mailadres inbox@[domein].ziggu.app.
Het domein is het stukje van de url dat voor jouw bedrijf gepersonaliseerd is. Meestal gaat het hier om je bedrijfsnaam. Het is eigenlijk dezelfde url als die die je gebruikt om in te loggen.
Nu verschijnt de mail in het overzicht bij Gesprekken (op klantniveau, niet op projectniveau). Klik om controleren om de mail te verplaatsen naar een gesprek.
Je ziet dan een overzicht van de mail. Eventuele bijlagen die worden opgestuurd, verschijnen ook op het portaal.
Je kan dan kiezen om het bericht toe te voegen aan een bestaand gesprek of om een nieuw gesprek te starten. Zo simpel is het!
