Gesprekken kan je enerzijds terugvinden op een algemeen niveau over alle projecten heen via 'Gesprekken' in de horizontale navigatiebalk binnen "overzicht". Daar zie je alle gesprekken over al je projecten heen.

Anderzijds kan je ook naar de gesprekken binnenin een specifiek project gaan kijken. Daar zie je alleen de gesprekken binnen dat project.

Eens binnen werken gesprekken op één en dezelfde manier, dus verder maken we hier geen onderscheid in. 

Gesprekken kunnen ontstaan vanuit verschillende plaatsen en aangemaakt worden door verschillende partijen. Hieronder een oplijsting van de verschillende soorten gesprekken binnen Ziggu: 

Een Gesprek kan je eenvoudig starten vanuit de Gesprekken functionaliteit via de '+ Nieuw Gesprek' knop.

Een pop-up opent waarin gevraagd wordt een aantal velden in te vullen:

Een gesprek kan 4 verschillende statussen hebben:

Merk op dat alleen jij (of een ander teamlid) de status van een gesprek kan wijzigen, noch de klant noch een leverancier ziet de status. De status is enkel en alleen voor intern gebruik.

Als je een bericht in een nieuw gesprek beantwoordt, word je automatisch de verantwoordelijke van dat gesprek. Dit houdt in dat je de enige bent die in de toekomst notificaties zal krijgen over dit gesprek. Snel checken wie de verantwoordelijke van een gesprek is? (1) Door op de namen te klikken rechts in de bovenhoek open er zicht een pop-up venster (2). Hier zie je snel wie van de interne werknemers van het bedrijf de verantwoordelijke is. 

De verantwoordelijke kan je eenvoudig aanpassen. Dit kan handig zijn wanneer je een gesprek wil doorgeven aan een teamlid. Door op de 3 bolletjes te klikken opent er zich een venster met mogelijkheid om het gesprek te "bewerken".

Hier kan je de verantwoordelijke van het gesprek wijzigen. De nieuwe verantwoordelijke zal nu een notificatie krijgen.

Je kan de verantwoordelijke in bulk veranderen via de 3 puntjes in het overzicht van de gesprekken.

Binnen een gesprek kan je tal van opties uitvoeren, hieronder een overzicht:

(1) Deelnemers: Linksboven zie je direct met welke koper of contactpersoon het gesprek plaatsvindt (in dit geval Ludwig Mies van der Rohe en jij).

(2) Onderwerp: Hier staat de duidelijke titel of het onderwerp van de conversatie vermeld (Garage door pricing).

(3) Project- en unitkoppeling: Hier zie je in één oogopslag aan welk project en welk specifiek unit het gesprek gekoppeld is (Mavrick - Appartement A1 1.1).

(4) Bestanden: Via deze knop open je een overzicht van alle documenten en bijlagen die binnen dit specifieke gesprek zijn gedeeld.

(5) Status aanpassen: Met dit dropdownmenu beheer je de workflow en zet je het gesprek eenvoudig op Open, Feedback afwachten, in behandeling of Gesloten.

(6) Antwoord: Selecteer dit tabblad om een officieel bericht te typen dat direct zichtbaar is voor de klant in zijn of haar portaal.

(7) Notitie (Interne communicatie): Schakel over naar dit tabblad om een interne opmerking te plaatsen. Gele berichten (zoals te zien op de tijdlijn) zijn puur voor je eigen team en blijven onzichtbaar voor de klant. Je kunt hier ook collega's taggen. met de "@".

(8) Snippets: om tekstfragmenten te selecteren of op te maken. Zoals een email template.

(9) Bijlage toevoegen (Paperclip): Klik op dit icoon om plannen, foto's of documenten rechtstreeks aan je bericht of interne notitie toe te voegen.

(10) Verzenden: Klik op de groene pijlknop om je getypte antwoord of interne notitie definitief te plaatsen.

(11) Tekstvak vergroten: Sleep met de twee strepjes rechtsonder om het invoerveld groter of kleiner te maken voor meer overzicht tijdens het typen.

(12) Statusindicators: Aan de vinkjes onder een geplaatst bericht zie je in realtime of het bericht succesvol is verzonden en gelezen. De 2 grijze vinkjes worden groen wanneer de klant het bericht gelezen heeft. Andersom is er geen leesbevestiging, de klant kan niet zien wanneer jij een bericht gelezen hebt.

Met snippets kan je voorgemaakte antwoorden creëren en opslaan, zoals bijvoorbeeld: een ASAP-antwoord of ‘goeiemiddag, je bericht is goed aangekomen en zal weldra behandeld worden’. Dit zorgt voor zowel een klantvriendelijke als een tijdbesparende aanpak!

Nadat je op het tekstballon-icoon klikt, opent het menu waar je bestaande snippets kunt bekijken, selecteren of een nieuwe kunt aanmaken.

Houd er rekening mee dat 'persoonlijke' snippets uitsluitend voor jou zichtbaar zijn, terwijl 'team' snippets door het hele team kunnen worden gebruikt.

Je kan jouw snippets ook beheren via de bedrijfsinstellingen. Klik hiervoor op 'Instellingen' of gebruik de link 'Beheer uw snippets' om direct naar de juiste instellingenpagina te gaan.

Kies een titel en bepaal of het een Team-snippet (zichtbaar voor het hele team) of een persoonlijke snippet moet zijn. Typ vervolgens het bericht, sla het op en selecteer de snippet om deze in een gesprek te gebruiken. Zo eenvoudig is het!

Wil je graag al je berichten afsluiten met een handtekening? Dat kan! Je kan een handtekening toevoegen en aanpassen bij de profielinstellingen.

Hoort een berichtje thuis in een ander gesprek? Klik op de drie bolletjes om het te verplaatsen naar de correcte locatie. Kies vervolgens het correcte gesprek en bevestig met 'Verplaats'. 

Sommige gesprekken vragen om input van een collega. Tag een teamlid en laat een notitie na om intern te overleggen binnen een Gesprek.

Aan de slag:

Wil je berichten met een specifieke status raadplegen of ben je op zoek naar andere manieren om je gesprekken op orde te krijgen? De volgende filters helpen je om snel te vinden wat je zoekt.

Je kan filteren op:

(1) Status: Filter gesprekken op basis van hun voortgang door te kiezen uit Open, In behandeling, Feedback afwachten of Gesloten.

(2) Toon enkel: Verfijn de lijst snel met specifieke snelkoppelingen zoals Mijn gesprekken, Ongelezen berichten, conversaties Met berichten of gesprekken waarin je bent Vermeld in.

(3) Contactpersoon: Zoek specifiek naar conversaties van een bepaalde koper of contactpersoon, of selecteer de optie 'zonder' om onbepaalde gesprekken te vinden.

(4) Type: Gebruik dit dropdownmenu om te filteren op het soort bericht of het kanaal waarvan het gesprek afkomstig is.

(5) Selecteer niveau: Filter de berichten tot op het juiste organisatieniveau binnen je bouwproject. Je kunt hier filteren op een specifiek Project (zoals Mavrick), een Fase, Lot, Gebouw of een individuele Unit.

Naast het filteren kun je de volgorde van de gesprekken in je overzicht ook heel eenvoudig aanpassen. Rechtsboven, naast de knop om een nieuw gesprek te starten, vind je de sorteerknop.

Wanneer een koper je rechtstreeks mailt in plaats van een bericht te sturen via het portaal, kun je deze e-mail eenvoudig doorsturen naar Ziggu. Het bericht wordt dan automatisch omgezet in een gesprek in je dashboard, gekoppeld aan de juiste klant en unit.

(1) Projectselectie: Zorg dat je in de linkerbovenhoek van je scherm in het juiste project (zoals Mavrick) staat.

(2) Instellingen: Navigeer binnen de projectdetails naar het tabblad Instellingen.

(3) Gesprekken & Doorstuuradres: Onder het kopje Gesprekken vind je jouw specifieke doorstuuradres (bijvoorbeeld inbox@demodali2-mavrick.ziggu.app). Kopieer dit adres om de mail van de klant naar door te sturen.

Stuur de mail door naar het e-mailadres inbox@[domein].ziggu.app.

Het domein is het stukje van de url dat voor jouw bedrijf gepersonaliseerd is. Meestal gaat het hier om je bedrijfsnaam. Het is eigenlijk dezelfde url als die die je gebruikt om in te loggen.

Nu verschijnt de mail in het overzicht bij Gesprekken (op klantniveau, niet op projectniveau). Klik om controleren om de mail te verplaatsen naar een gesprek.

Je ziet dan een overzicht van de mail. Eventuele bijlagen die worden opgestuurd, verschijnen ook op het portaal.

Je kan dan kiezen om het bericht toe te voegen aan een bestaand gesprek of om een nieuw gesprek te starten. Zo simpel is het!

Wil je een volledige conversatie exporteren? Binnen de module Gesprekken kun je de gehele historie van een gesprek eenvoudig downloaden.

Klik binnen een specifiek gesprek rechtsboven op de drie puntjes ... en kies in het keuzemenu voor Exporteer gesprek. Hiermee genereer je een overzicht van de communicatie, inclusief verzonden berichten en datums, dat je direct kunt bewaren of afdrukken voor je administratie.