Met de tool Nazorg maakt u van de opvolging een fluitje van een cent: registreer eenvoudig alle actiepunten, voeg foto’s en/of video’s toe, wijs een verantwoordelijke toe, stel een deadline in en houd de vorderingen overzichtelijk bij via verschillende overzichtsschermen.
Zo blijft iedereen op de hoogte en worden alle puntjes op de i gezet!
Overzicht puntenlijst
Vooraleer we een punt toevoegen aan de lijst, even een kort overzicht over wat je allemaal terugvindt op de pagina Nazorg.
Nieuwe puntenlijst: Zoals de naam doet vermoeden, kan je hier een punt toevoegen aan de lijst. Dadelijk daar meer over.
Bij de puntenlijst zie je het overzicht van de verschillende punten.
Bij de units zie je hoeveel units betrokken zijn bij dit project, dit kan je aanpassen als je een punt aanmaakt.
Bij de startdatum kan je lezen wat de startdatum zal zijn van de afgesproken punten.
Bij de status kan je zien of er reeds voltooide punten binnen een bepaald project al zijn afgevinkt.
Je kan ook de optie aanvinken dat klanten zelf nieuwe punten kunnen melden.
Een puntenlijst aanmaken
Jij beslist hoe de lijsten worden opgebouwd. Je kiest: een titel, omschrijving en deadline. Let’s go!
Stap 1: type
Over welk type actiepunten gaat deze lijst? Hoe zal de lijst heten? Je kan bijvoorbeeld een onderverdeling maken per ruimte, per periode (voorlopige oplevering, finale oplevering, …).
Tip: Enkel de titel van de lijst is verplicht. Omschrijving en deadline zijn aanvullende informatie.
Stap 2: units (Alleen voor projecten met meerdere Units)
Voor welke units is deze lijst van toepassing? Je kan later nog units toevoegen indien nodig.
Stap 3: samenvatting
Deze laatste stap geeft je een overzicht van de details in de lijst en de gekoppelde units. Je kan nog terug klikken naar voorgaande stappen als je iets wil veranderen, maar je kan ook alles later nog wijzigen.
Stap 4: maak de lijst aan
Je kan ervoor kiezen om de lijst onmiddellijk te publiceren voor klanten en/of partners, maar je kan dit ook achteraf doen. Zo kan je bijvoorbeeld eerst de actiepunten toevoegen en toewijzen aan de juiste verantwoordelijke.
Overzicht units
Na het opslaan krijg je het overzicht te zien van de units die je gekoppeld hebt aan deze puntenlijst, of de actiepunten gepubliceerd werden voor klanten en/of partners, welke status werd toegekend en welk teamlid verantwoordelijk is voor de puntenlijst.
Vanaf het overzicht units kan je:
De lijst bewerken
Bijkomende units toevoegen aan de puntenlijst
De lijst publiceren
De lijst bewerken
Voeg je graag nog een omschrijving of een deadline toe, of maakte je een typfoutje in de naam en wil je het aanpassen? No problem.
Bijkomende units toevoegen aan de puntenlijst
Op het overzichtsscherm vind je bovenaan rechts een blauwe knop. Die geeft je de mogelijkheid andere units toe te voegen.
De lijst publiceren
Je bent klaar met de lijst aan te maken en wenst deze zichtbaar te maken voor klanten en partners? Klik op de groene knop ‘publiceer’. Met behulp van de vinkjes kan je ervoor kiezen de lijst slechts voor een beperkt aantal units zichtbaar te maken.
Punten
Wanneer je op een punt klikt voor een specifiek appartement, zie je de volgende onderdelen:
De bewoner/bewoonster van het appartement
De verantwoordelijke
Hier kan je een punt toevoegen.
De (afgesproken) deadline voor het herstellen of uitvoeren van het punt
Welke partner dit in orde zal brengen
De locatie van het gemelde defect
Hier kan je rechtstreeks een gesprek starten met de verantwoordelijke, je kan foto’s of linken toevoegen
Wanneer je op de drie puntjes klikt, krijg je de bovenstaande keuzelijst. Hier kan je het gemeld defect zelf goedkeuren of afwijzen in naam van de klant, specifieke klanten goedkeuring vragen of het zelfs gewoon verwijderen.
Punten toevoegen
Via de knop ‘maak punt aan’ open je het invoervenster.
Je geeft de actie een naam , eventueel een omschrijving, verantwoordelijke. Je kan actiepunten gaan categoriseren zoals je zelf wilt door onder categorie een categorie aan te maken, bv. deuren, ramen of pleisterwerk. In het overzichtsscherm kan je daar vervolgens op filteren. Handig!
Tip: Voeg een deadline toe indien die er is en verduidelijk wat je bedoelt met een foto of document. Een beeld zegt soms meer dan duizend woorden.
Punten aanpassen
Verander de status vanuit het overzicht of klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van het punt om het aan te passen of te verwijderen.
Overzicht alle punten
Geeft een overzicht van alle actiepunten op deze lijst. Je kan de lijst uitklappen door de pijltjes te gebruiken zodat je alle details kan zien, of inklappen zodat enkel de basisinformatie zichtbaar is.
Je kan een filter instellen op niveau van status, verantwoordelijke, de categorie of zoeken naar de naam van het actiepunt.
Klanten punten laten melden
Om klanten zelf punten te laten melden, zet je eerst de schakelaar ‘De klant kan nieuwe punten melden’ aan.
Vanaf nu kan de klant een nieuw punt melden. Bij hen verschijnt er bij Nazorg een knop Meld defect
Onderstaande screenshot is uit het perspectief van de klant:
Daarmee kunnen de klanten een nieuw punt melden. Wanneer ze dat gedaan hebben, komt het nieuwe punt in jullie inbox. Om dat punt toe te voegen aan een puntenlijst, klik je eerst op ‘Controleren’. In de dropdown kies je vervolgens een puntenlijst. Om op te slaan en het punt toe te voegen aan de gekozen puntenlijst, klik je op ‘Verwerk 1 punt’.
Vanaf nu vind je het punt terug in de puntenlijst en kan je de verantwoordelijke, deadline, etc aanpassen.
