Met de tool Nazorg maakt u van de opvolging een fluitje van een cent: registreer eenvoudig alle actiepunten, voeg foto’s en/of video’s toe, wijs een verantwoordelijke toe, stel een deadline in en houd de vorderingen overzichtelijk bij via verschillende overzichtsschermen.
Zo blijft iedereen op de hoogte en worden alle puntjes op de i gezet!
Overzicht puntenlijst
Vooraleer we een punt toevoegen aan de lijst, even een kort overzicht over wat je allemaal terugvindt op de pagina Nazorg.
Nieuwe puntenlijst: Zoals de naam doet vermoeden, kan je hier een punt toevoegen aan de lijst. Dadelijk daar meer over.
Alle puntenlijsten die in dit project bestaan.
Bij de units zie je hoeveel units betrokken zijn bij dit project, dit kan je aanpassen als je een punt aanmaakt.
Bij de startdatum kan je lezen wat de startdatum zal zijn van de afgesproken puntenlijsten.
Bij de status kan je zien of er reeds voltooide punten binnen een bepaald project al zijn afgevinkt.
Weergave geeft je de mogelijkheid om je tabel een andere lay out te geven, afhankelijk welke zaken jouw voorkeur hebben dat je in de tabel wenst te zien.
Een puntenlijst aanmaken
Jij beslist hoe de lijsten worden opgebouwd. Je kiest: een titel, omschrijving en deadline. Let’s go!
Stap 1: type
Over welk type actiepunten gaat deze lijst? Hoe zal de lijst heten? Je kan bijvoorbeeld een onderverdeling maken per ruimte, per periode (voorlopige oplevering, finale oplevering, …).
Tip: Enkel de titel van de lijst is verplicht. Omschrijving en deadline zijn aanvullende informatie.
Stap 2: units (Alleen voor projecten met meerdere Units)
Voor welke units is deze lijst van toepassing? Je kan later nog units toevoegen indien nodig.
Stap 3: maak de lijst aan
Je kan ervoor kiezen om de lijst onmiddellijk te publiceren voor klanten en/of partners, maar je kan dit ook achteraf doen. Zo kan je bijvoorbeeld eerst de actiepunten toevoegen en toewijzen aan de juiste verantwoordelijke.
Overzicht units
Na het opslaan krijg je het overzicht te zien van de (1) units die je gekoppeld hebt aan deze puntenlijst, (2) de naam van de klant van het appartement, (3) het aantal punten per appartement, (4) de status uitgedrukt in percentage van de lijst, (5) met wie de lijst gedeeld werd: klanten of partners en (6) welk teamlid verantwoordelijk is voor de puntenlijst.
Om acties uit te voeren in bulk, zoals een lijst publiceren. Kan je (1) de units in bulk aanduiden (of enkel de units waarvoor je een actie wenst uit te voeren). En vervolgens (2) klikken op "Actie in bulk".
Wanneer je hier op klikt zal je zien dat volgende zaken in bulk mogelijk zijn:
De lijst publiceren
De lijst depubliceren
De verantwoordelijke van deze lijst wijzigen
Wist je dat? Het de verantwoordelijke van de lijst is die de meldingen van deze punten zal ontvangen. Bijvoorbeeld wanneer een klant een gesprek start over een aangemaakt punt, zal het de lijst-verantwoordelijke zijn die automatisch ook gesprek-verantwoordelijke zal worden.
De lijst bewerken
Voeg je graag nog een omschrijving of een deadline toe, of maakte je een typfoutje in de naam en wil je het aanpassen? No problem.
Volgende zaken kan je aanpassen:
Welk type puntenlijst wil je maken?
Voeg een beschrijving toe
Startdatum (optioneel)
*Vergeet niet onderaan om op opslaan te klikken.
Bijkomende units toevoegen aan de puntenlijst
Op het overzichtsscherm vind je bovenaan rechts een blauwe knop. Die geeft je de mogelijkheid andere units toe te voegen.
De lijst publiceren
Je bent klaar met de lijst aan te maken en wenst deze zichtbaar te maken voor klanten en partners? (1) Duid de units aan voor wie je de lijst wenst te publiceren en kies voor (2) "actie in bulk". Nu kan kan je kiezen om de lijst met klanten en/of partners te delen.
*Wist je dat - Je een partner ook verantwoordelijk kan maken voor een puntenlijst of voor een punt? Wanneer je dit doet en dan de lijst publiceert voor een partner, zal de partner de aangeduide punten kunnen opvolgen.
Punten
Wanneer je op een punt klikt voor een specifiek appartement, zie je de volgende onderdelen:
De bewoner/bewoonster van het appartement
De verantwoordelijke (intern teamlid of partner)
Hier kan je een punt toevoegen.
De (afgesproken) deadline voor het herstellen of uitvoeren van het punt
Welke partner of intern teamlid dit in orde zal brengen
De locatie van het gemelde defect
Hier kan je rechtstreeks een gesprek starten met de verantwoordelijke, je kan foto’s of linken toevoegen
Wanneer je op de drie puntjes klikt, krijg je de onderstaande keuzelijst. Hier kan je het gemeld defect zelf goedkeuren of afwijzen in naam van de klant, specifieke klanten goedkeuring vragen, de afbeelding downloaden of het zelfs gewoon verwijderen.
Punten toevoegen
Via de knop ‘+punt’ open je het invoervenster.
Je geeft de actie een naam , eventueel een omschrijving, verantwoordelijke. Je kan actiepunten gaan categoriseren zoals je zelf wilt door onder categorie een categorie aan te maken, bv. deuren, ramen of pleisterwerk. In het overzichtsscherm kan je daar vervolgens op filteren. Handig!
Tip: Voeg een deadline toe indien die er is én verduidelijk wat je bedoelt met een foto of document. Een beeld zegt soms meer dan duizend woorden.
Punten aanpassen
Verander de status vanuit het overzicht of klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van het punt om het aan te passen of te verwijderen.
Status in Nazorg
Per aangemaakt punt kan je de status hiervan wijzigen. Belangrijk om weten is dat je de verschillende soorten statussen voor intern gebruik wél kan wijzigen. De statussen die naar de klant gecommuniceerd worden kan je niet wijzigen. Je kan wel zelf kiezen welke status de klant gaat zien als je een interne status wijzigt. Wil je deze instellingen wijzigen dan kan dat:
1/ Ga naar je bedrijfsinstellingen in de linkerhoek
2/ Ga naar "instellingen"
3/ Klik op "Nazorg"
4/ Bij 4 zal je zien welke statussen momenteel ingesteld zijn:
De groene pijlen geven weer welke interne status ingesteld is en welke status de klant gaat zien wanneer die interne status aangevinkt staat.
5/ Het potlood geeft je de optie om de statussen te wijzigen. Rechts in de hoek kan je ook statussen toevoegen!
Overzicht alle punten
Geeft een overzicht van alle actiepunten op deze lijst. Je kan de lijst uitklappen door de pijltjes te gebruiken zodat je alle details kan zien, of inklappen zodat enkel de basisinformatie zichtbaar is.
Je kan een filter instellen op niveau van status, verantwoordelijke, de categorie of zoeken naar de naam van het actiepunt.
Klanten punten laten melden
Om klanten zelf punten te laten melden, zet je eerst de schakelaar ‘De klant kan nieuwe punten melden’ aan. Deze kan je terugvinden onder de project informatie bij "instellingen".
Vanaf nu kan de klant een nieuw punt melden. Bij hen verschijnt er bij Nazorg een knop Meld defect
Onderstaande screenshot is uit het perspectief van de klant:
Daarmee kunnen de klanten een nieuw punt melden. Wanneer ze dat gedaan hebben, komt het nieuwe punt in jullie inbox. Om dat punt toe te voegen aan een puntenlijst, klik je eerst op ‘Controleren’. In de dropdown kies je vervolgens een puntenlijst. Om op te slaan en het punt toe te voegen aan de gekozen puntenlijst, klik je op ‘Verwerk 1 punt’.
Vanaf nu vind je het punt terug in de puntenlijst en kan je de verantwoordelijke, deadline, etc aanpassen.
