Pensez aux choix cruciaux concernant, par exemple, la disposition de la cuisine, l'aménagement de la salle de bain, les revêtements de sol et d'autres éléments essentiels.
Pour reproduire ce processus, ces moments de choix sont organisés comme des 'décisions' sur la plateforme. Dans le cadre d'une telle décision, vous pouvez télécharger une ou plusieurs propositions (offres), soumises par votre équipe ou par les partenaires (de décision) impliqués. Le client peut ensuite facilement consulter et approuver ces propositions.
Le client voit immédiatement quelles décisions doivent encore être prises, lesquelles ont déjà été prises et lesquelles sont à venir.
Comment créer une décision?
Cliquez sur nouvelle décision. Choisissez un titre approprié pour la décision et ajoutez éventuellement une description pour clarification. Choisissez une date et un budget éventuels et déterminez pour quels niveaux au sein de votre projet cette décision s'applique.
Choisissez ensuite si vous souhaitez que la décision se clôture automatiquement ou non après approbation. Attention, cela peut avoir des conséquences pour vos propositions. Plus d'informations ci-dessous. Enfin, choisissez également si vous publiez déjà votre décision pour votre client ou non. Important : au sein d'une seule décision, vous pouvez créer plusieurs propositions pour votre client, mais une seule proposition par décision peut être approuvée si vous avez coché l'option "fermer la décision après approbation".
Cela semble être un bouton subtil, mais il garantit que le client ne peut pas approuver plusieurs propositions au sein d'une seule décision. Si vous souhaitez qu'un client puisse approuver plusieurs propositions au sein d'une décision, vous devez désactiver ce bouton lors de la création d'une décision.
N’oubliez surtout pas de publier votre décision par la suite, si vous ne l’avez pas encore fait!
Dès que vous publiez une décision, le client reçoit une notification par e-mail. Une fois connecté à Ziggu, il obtient un aperçu complet de ses décisions en attente, y compris le statut et la date limite.
Les clients reçoivent également des mises à jour concernant les nouvelles propositions au sein d'une décision et ont toujours accès à toutes leurs options sur la plateforme. Une fois que vous avez créé une décision, il est important d'ajouter également les partenaires de décision éventuels (entrepreneurs, vendeurs de showroom, ...)
Partenaires de décision
Un partenaire de décision est une partie externe (par exemple, des showrooms, des entrepreneurs ou des fournisseurs) que vous souhaitez impliquer dans la décision et à qui vous pouvez donner accès à une ou plusieurs décisions.
L'ajout de partenaires à vos décisions a les objectifs principaux suivants :
Télécharger des propositions : Vous leur permettez de télécharger des propositions qui sont directement liées à une unité. Selon les droits de communication, ces propositions sont immédiatement visibles pour le client, ou deviennent visibles après approbation par un membre de l'équipe.
Aperçu de la communication : Vous restez informé de toutes les communications avec vos clients. Les partenaires avec accès de base ou complet peuvent envoyer des messages directement aux clients. Vous recevez toujours une notification et faites partie de chaque conversation.
Important:
Lorsque vous ajoutez un partenaire à une décision, il devient automatiquement partie des Partenaires de Projet. Via les Partenaires de Projet, vous pouvez facilement partager un document d'unité (par exemple un plan) avec un groupe de partenaires. Avant de pouvoir inviter un partenaire, vous devez d'abord l'ajouter à votre liste de contacts. L'ajout d'un partenaire à une décision se fait dans l'en-tête de la décision.
Sélectionnez un ou plusieurs partenaires et ajoutez-les à un groupe de partenaires, dans ce cas Entrepreneurs cuisine.
Choisissez les droits d'accès des partenaires. Vous pouvez choisir parmi 3 types de droits pour déterminer si le partenaire peut communiquer directement avec le client (via messages et/ou documents). Si vous souhaitez conserver le contrôle, sélectionnez 'accès limité' ou 'accès de base'. Dans ce cas, toutes les propositions et documents doivent d'abord être approuvés par un membre de l'équipe.
Après avoir ajouté un partenaire de décision, vérifiez ce qui suit :
Publication : Toutes les unités sont-elles publiées pour le partenaire (et le client) ? Dès qu'au moins une unité est visible, le partenaire reçoit une invitation.
Droits de communication : Vous les définissez lors de l'ajout du partenaire, mais vous pouvez les modifier à tout moment.
Important : les partenaires avec des droits de communication limités peuvent créer des propositions, mais celles-ci ne sont pas directement visibles pour le client. Un membre de l'équipe doit publier la proposition pour la rendre visible. Plus d'informations à ce sujet dans la section Propositions.
Apporter des modifications à une décision
Saviez-vous que vous pouvez apporter toutes sortes de modifications une fois que votre décision est créée ? Et même pour quelques unités ou pour l'ensemble de la décision ? Cliquez à droite sur une unité ou en haut à droite pour sélectionner immédiatement toutes les unités en vrac et cliquez sur modifier. Là, vous verrez différentes options pour apporter des modifications à votre décision :
Vous pouvez, entre autres (en vrac), choisir le responsable de la décision, ajouter une note, fermer ou rouvrir la décision, modifier le budget ou la date limite.
Le responsable de la décision reçoit toutes les notifications concernant la décision et peut démarrer des conversations ainsi qu'ajouter, modifier ou supprimer un partenaire de décision à une décision.
Propositions
Décision prête ? Créez maintenant une ou plusieurs propositions, téléchargez votre ou vos offres et laissez le client les approuver !
Les propositions jouent le rôle principal dans la fonctionnalité Décisions. Ici, vous pouvez télécharger des offres que le client peut approuver (et signer numériquement si vous le souhaitez).
Types de propositions
Avant de créer une proposition, voici quelques informations importantes :
Il existe deux types de propositions :
Proposition fixe : votre client peut approuver et signer numériquement une proposition fixe d'un partenaire de décision ou d'un membre de l'équipe.
Liste de choix : Le client choisit différents articles dans une liste de choix, puis approuve sa proposition, y compris la signature numérique si nécessaire. Les partenaires de décision et les membres de l'équipe peuvent créer une liste de choix.
Proposition fixe
Un membre de l'équipe - ou un partenaire de décision - peut créer un nombre illimité de propositions (fixes) pour que le client puisse choisir.
Créez une proposition fixe:
Remplissez un titre
Remplissez le montant total (offre brute)
Si vous cliquez sur 'afficher les détails', vous obtenez le champ de sélection ci-dessous. Vous voyez immédiatement quelles données/chiffres sont visibles pour le client et lesquels le sont pour l'équipe.
Si vous avez choisi un budget lors de l'élaboration de la décision, les travaux supplémentaires sont calculés automatiquement : Offre brute - Budget = Travaux supplémentaires.
Remplissez également 'offre nette' si vous souhaitez suivre les marges
La marge est calculée automatiquement : Offre brute - Offre nette = Marge.
Ajouter des documents
Une proposition peut contenir de nombreux documents différents. Gardez à l'esprit que le client approuve tous les documents de la proposition simultanément.
Ajouter une zone de signature
Activez le bouton bascule 'le client doit signer les documents'. Vous pouvez en savoir plus sur les signatures électroniques ici.
Rendre la proposition visible pour le client et/ou les partenaires
N'oubliez pas de publier la proposition. Si la décision n'est pas publiée, le client et/ou le partenaire ne voient pas non plus la proposition.
Indiquez toutes les unités pour lesquelles vous souhaitez publier la décision et appuyez sur publier. Allez ensuite à 'créer une proposition', cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez : 'partager les propositions'.
Choisissez avec qui vous souhaitez partager les propositions et quelles propositions : uniquement les propositions acceptées ou aussi les autres propositions. Cliquez sur 'partager' et votre décision ainsi que les propositions sont téléchargées !
Liste de choix
Souhaitez-vous soumettre une proposition où le client peut sélectionner lui-même les articles souhaités ? Créez alors facilement une proposition avec une liste de choix.
Prenez la cuisine comme exemple : les clients doivent souvent choisir plusieurs composants, tels que des portes d'armoire, un plan de travail, un four, un réfrigérateur, etc. En leur montrant une sélection d'articles pré-composée, vous pouvez les guider rapidement et sans effort à travers le processus de décision.
Vous pouvez créer rapidement et facilement une liste de choix à partir de laquelle le client peut faire des choix, par exemple pour un espace tel que 'Cuisine'.
Vous proposez ici des options pour des composants tels qu'un plan de travail, des chaises de cuisine ou un plateau de table de cuisine. Une fois que vous avez créé différents articles/choix, vous pouvez choisir d'ajouter des sous-choix. Vous pouvez par exemple faire une distinction entre les différentes tailles. Vous pouvez toujours ajouter plus de sous-choix via 'Ajouter un sous-choix'. Voulez-vous modifier ou supprimer un sous-choix ? Cliquez alors sur le crayon ou la poubelle.
Spécifiquement pour des articles tels que les chaises de cuisine, vous pouvez activer l'option 'Laisser le client remplir la quantité', permettant au client de choisir lui-même la quantité souhaitée.
Via le crayon ou la poubelle, vous pouvez modifier ou supprimer vos listes de choix.
Si vous souhaitez que les clients puissent choisir plusieurs articles ou sous-choix dans une liste de choix spécifique, activez le bouton bascule "Peut sélectionner plusieurs". Vous pouvez rendre le choix du client obligatoire en activant le bouton bascule "Obligatoire de faire un choix" pour les choix et/ou sous-choix pertinents.
Ajouter des documents
Ceci est facultatif, mais utile si vous souhaitez partager des informations supplémentaires ou obtenir une signature.
Si nécessaire, ajoutez une zone de signature au document téléchargé en activant le bouton bascule 'le client doit signer les documents'. Vous pouvez en savoir plus sur les signatures électroniques ici.
Rendre la proposition visible pour le client et/ou les partenaires
N'oubliez pas de publier la proposition. Si la décision n'est pas publiée, le client et/ou le partenaire ne voient pas la proposition.
CONSEIL : Gagnez du temps et créez une proposition pour plusieurs/toutes les unités. Si nécessaire, vous pouvez apporter de petites modifications en éditant les propositions une par une. De cette façon, vous n'avez pas à recommencer pour chaque client.
Générer un PDF d’une list de choix
Souhaitez-vous obtenir un document contenant les choix faits par l'acheteur ? C'est possible ! Cliquez sur les 3 points de la proposition acceptée et choisissez "Générer PDF" dans le menu déroulant. Vous recevrez alors un PDF avec toutes les informations dont vous avez besoin.
Modèles de propositions
Créez un modèle de proposition en créant une proposition pour plusieurs unités simultanément. Les modifications apportées au modèle sont automatiquement synchronisées avec toutes les propositions liées, ce qui vous fait gagner du temps. Les modèles sont accessibles via l'onglet 'Modèles de propositions' sur l'aperçu de l'unité de la décision.
En haut à droite de la proposition, vous voyez avec combien d'unités le modèle de proposition est partagé. Cela signifie que pour chacune de ces unités, une copie du modèle a été créée comme une proposition distincte. En cliquant sur le bouton, vous obtenez une liste des unités qui ont une copie du modèle de proposition et vous pouvez cliquer sur les propositions de cette unité.
Modifier un modèle de proposition
Pour modifier un modèle, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu d'options et choisissez 'Modifier'. Les modifications apportées au modèle sont automatiquement appliquées à toutes les propositions liées.
Attention : Si vous modifiez manuellement une proposition liée, le lien avec le modèle est rompu. Par conséquent, les futures modifications apportées au modèle ne seront plus copiées dans cette proposition spécifique.
Dupliquer un modèle de proposition
Dans le menu d'options du modèle, vous pouvez créer un duplicata. C'est utile si vous souhaitez partager une version légèrement différente du modèle de proposition avec plusieurs unités, par exemple parce que d'autres mises à niveau sont disponibles pour des unités spécifiques. Une autre application est la création d'un modèle 'de base' avec des informations immuables à l'échelle du projet, que vous dupliquez ensuite et adaptez. Attention : par défaut, un modèle dupliqué n'est pas encore partagé avec une unité.
Partager avec les unités
De nouvelles copies du modèle sont créées via l'option 'Partager avec les unités' dans le menu d'options. Choisissez les unités souhaitées, et de nouvelles propositions seront automatiquement créées pour elles. Les unités qui sont déjà liées au modèle sont désactivées dans le sélecteur d'unités. Pour rompre le lien avec une unité et arrêter le partage, allez aux propositions de cette unité et supprimez la proposition concernée.
Supprimer un modèle de proposition
Lorsque vous supprimez un modèle de proposition, vous devez choisir : souhaitez-vous conserver les propositions liées comme des propositions autonomes et distinctes, ou toutes les copies du modèle doivent-elles également être supprimées ?
Approuver la proposition
1. En tant que client
Les clients approuvent en cliquant sur le bouton Accepter. Au sein d'une même décision, ils ne peuvent approuver qu'une seule proposition (sauf si vous n'avez pas coché l'option 'Fermer la décision après approbation'). Dans le cas d'une liste de choix, ils doivent d'abord sélectionner les articles souhaités.
Si une signature numérique est requise, cette étape suit l'approbation. Le client signera alors numériquement un ou plusieurs documents de la proposition approuvée.
2. En tant que membre de l’équipe
En tant que membre de l'équipe, vous pouvez accepter une proposition vous-même en sélectionnant les trois points à côté de la proposition. Cela peut être utile lorsqu'il n'y a pas encore de client pour une unité, ou lorsque l'offre a déjà été acceptée et signée dans le showroom.
Refuser la proposition
Les acheteurs peuvent refuser ou approuver une proposition. En cas de refus, ils sont obligés de fournir une raison. Pour les décisions importantes, comme le plan de base, l'acheteur peut demander des modifications via des commentaires sur la disposition souhaitée. La conversation à ce sujet peut se poursuivre dans la discussion de décision. Pour les décisions optionnelles, comme les écrans, les clients qui ne sont pas intéressés peuvent cliquer sur le bouton "refuser" et laisser 'non intéressé' comme commentaire.
"Quel statut reçoit une proposition refusée"
Les propositions refusées reçoivent un nouveau statut. Vous les reconnaissez dans l'aperçu des unités ou des tableaux par la couleur orange.
Les différentes couleurs ont chacune une signification :
Décidé
Aucune proposition téléchargée
L'unité n'appartient pas à cette décision
La proposition a été téléchargée
Des modifications ont été demandées
Le client n'est pas intéressé
La date limite est dépassée, mais une proposition a été téléchargée.