Les conversations peuvent, d'une part, être trouvées à un niveau général dans tous les projets via « Conversations » dans la barre de navigation horizontale et, d'autre part, vous pouvez également consulter les conversations au sein d'un projet spécifique. Une fois à l'intérieur, les conversations fonctionnent de la même manière, c'est pourquoi nous ne faisons pas de distinction supplémentaire ici.
Types de conversations
Les conversations peuvent provenir de différents endroits et être créées par différentes parties. Vous trouverez ci-dessous une liste des différents types d'appels dans Ziggu :
Conversations: une conversation lancée à partir de la fonctionnalité Conversations, non associée à une décision, un élément de suivi ou autre.
Conversations de décision: un appel lancé à partir de la fonctionnalité Décision, lié à une décision spécifique.
Conversations d'Aftercare: un appel lancé à partir de la fonctionnalité de suivi, lié à un élément spécifique.
Démarrer une nouvelle conversation
Vous pouvez facilement démarrer une conversation à partir de la fonctionnalité «Conversations» via le bouton «+ Nouvelle conversation».
Une fenêtre pop-up s'ouvre pour vous demander de remplir un certain nombre de champs :
Catégorie : Sélectionnez une catégorie à associer à cet appel. Cette catégorie permet d'une part de retrouver plus facilement l'appel, et d'autre part de donner au client un aperçu clair du sujet de l'appel. Les catégories de conversation sont créées dans les paramètres de l'entreprise.
Sujet : Donnez à votre conversation le sujet de votre choix.
Message : Envoyez un premier message dans la conversation.
Unité : Lier l'appel à une unité. Une fois l'appel lié, vous verrez également quel client est lié à cette unité.
Documents : Si cela s'avère pertinent ou nécessaire, vous pouvez télécharger des documents ou des images dans le cadre de l'appel.
Statut d'une conversation
Une conversation peut avoir 4 statuts différents :
Ouvert : Lorsque vous ou l'un de vos clients ouvrez un nouveau sujet, la conversation est ouverte.
En attente de commentaire : Indique que vous attendez toujours un retour d'information de la part d'un client, d'un partenaire ou d'un collègue.
En Course : vous rappelle que quelque chose doit encore être fait avant que vous ne souhaitiez clore la conversation.
Fermé : Si vous avez répondu à un message ou si vous estimez qu'une réponse n'est pas nécessaire, n'hésitez pas à clore la conversation. La conversation disparaît de votre boîte de réception, mais pas de celle du client. De cette façon, vous et votre équipe pouvez facilement vous concentrer sur les conversations qui nécessitent encore de l'attention.
Notez que vous seul (ou un autre membre de l'équipe) pouvez modifier le statut d'une conversation, et que ni le client ni le fournisseur ne le voient. Le statut est réservé à un usage interne.
Conseil: si un client ou un partenaire décisionnel répond à une conversation fermée, le statut passe automatiquement à Ouvert et vous le trouverez en haut de votre boîte de réception.
Responsable d'une conversation
Lorsque vous répondez à un message dans une nouvelle conversation, vous devenez automatiquement le responsable de cette conversation. Cela signifie que vous êtes le seul à recevoir des notifications concernant cette conversation à l'avenir.
Vous pouvez facilement changer de responsable. Cela peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez transférer une conversation à un membre de l'équipe. Cliquez sur le crayon à côté de Responsable et sélectionnez le membre de l'équipe souhaité. Le nouveau responsable recevra alors une notification.
Vous pouvez modifier le responsable en bloc via la roue dentée dans la vue d'ensemble des appels.
Actions au sein d'une conversation
Au sein d'une conversation, vous pouvez effectuer de nombreuses actions, énumérées ci-dessous :
Modifier le sujet de la conversations.
Modifier la catégorie de la conversations.
Modifier le statut de la conversations.
Déplacer/supprimer des messages. (Notez que vous ne pouvez supprimer que les messages que vous avez vous-même envoyés et non ceux du client).
Répondre à un message d'un client ou d'un partenaire.
Ajouter une note interne.
Modifier la personne en charge d'une conversation.
Télécharger des documents.
Ajouter une signature
Vous souhaitez terminer tous vos messages par une signature ? C'est possible ! Vous pouvez ajouter et personnaliser une signature dans les paramètres du profil.
Conseil : étant donné que nous travaillons avec une boîte de dialogue, les clients ne s'attendent pas à ce que leur signature contienne leur adresse électronique, leur numéro de téléphone et leur adresse. Un sympathique « Salutations, Ziggu » peut suffire !
Déplacer des messages
Un message appartient-il à une autre conversation ? Cliquez sur les trois points pour le déplacer au bon endroit. Sélectionnez ensuite la conversation correcte et confirmez en cliquant sur « Déplacer ».
Conseil : le client reçoit une notification lorsque son message a été déplacé vers une autre conversation.
Ajout d'une Remarque
Certaines conversations nécessitent l'intervention d'un collègue. Marquez un membre de l'équipe et laissez une note pour en discuter en interne dans une conversation.
Pour commencer :
Ouvrez une conversation
Cliquez sur « Remarque ». Une zone de texte jaune apparaît. Cette zone de texte jaune indique que seuls les membres de l'équipe peuvent lire la note.
Marquez un membre de l'équipe en tapant @ + Nom
Une notification est envoyée au membre de l'équipe étiqueté. Votre collègue peut également laisser une réponse en utilisant les notes. Tous les membres de l'équipe voient les notes, mais seul le membre de l'équipe étiqueté reçoit une notification. Les partenaires et les clients ne peuvent pas voir les notes.
Filtrer
Vous souhaitez accéder aux messages ayant un statut spécifique ou vous cherchez d'autres moyens de mettre de l'ordre dans vos conversations ? Les filtres suivants vous aideront à trouver rapidement ce que vous cherchez.
Vous pouvez filtrer par :
Statut (ouvert, en attente de commentaires, en attente, fermé)
Niveau (projets, bâtiments, unités ...)
Non lu
Mes appels (appels dont vous êtes responsable)
Appels de décision (en savoir plus ici)
Contact
Contenu
Conseil : la sélection du filtre est mémorisée lorsque vous revenez à la synthèse des appels après un appel.
Transférer des e-mails à Ziggu
Un client qui envoie un e-mail au lieu de passer par le portail, nous connaissons tous cela. C'est pourquoi nous facilitons la réponse à ces courriels par l'intermédiaire de Ziggu.
Faites suivre le courrier à l'adresse email inbox@[domaine].ziggu.app. Le domaine est la partie de l'url personnalisée pour votre entreprise. Il s'agit généralement du nom de votre entreprise. Il s'agit en fait de l'url que vous utilisez pour vous connecter.
Le courrier apparaît maintenant dans l'aperçu sous Conversations (au niveau du client, pas du projet). Cliquez sur la case à cocher pour déplacer le message vers une conversation.
Vous obtiendrez alors un aperçu du courrier. Les éventuelles pièces jointes envoyées apparaissent également sur le portail.
Vous pouvez alors choisir d'ajouter le message à une conversation existante ou de commencer une nouvelle conversation. C'est aussi simple que cela !
