Financiële onzekerheid is een van de grootste stressfactoren bij elk project. Klanten willen duidelijkheid, geen verrassingen. Geef ze een realtime overzicht van de verwachte betalingen, de betalingen die volbracht zijn... Geen eindeloos wachten op updates of zelf Excels maken – jij geeft ze die gemoedsrust vanaf dag één.

Binnen de financiële module kun je betalingsschijven aanmaken om termijnen, schijven of meerwerken gestructureerd op te vragen bij je klanten. In het venster Betalingsschijf configureer je precies hoe en wat er gefactureerd of geïnd moet worden.

In de eerste kolom Betalingsschijf (1) zie je de namen van alle aangemaakte termijnen onder elkaar staan (zoals Installment Term #1 tot en met #8 en de schijf Upgrades, deze kan je zelf wijzigen of aanmaken).

De kolom Units (2) toont aan hoeveel actieve wooneenheden of klantendossiers deze specifieke schijf is gekoppeld, inclusief het dekkingspercentage binnen het project.

Bij Status (3) zie je een handige, gekleurde voortgangsbalk per schijf. Groen staat voor het percentage dat al succesvol is betaald, rood/oranje toont wat er momenteel achterstallig of openstaand is, en grijs geeft de termijnen weer die nog in wacht staan.

De kolom Gepubliceerd (4) laat met een icoontje zien of de betreffende betalingsschijf al zichtbaar is gemaakt in het portaal van de klant. Donkergroen wil zeggen dat het gepubliceerd is voor de klant, lichtgrijs wil zeggen dat het nog niet gepubliceerd is voor de klant.

Met de knop Weergave (5) rechtsboven kun je de tabel naar wens filteren, kolommen sorteren of de indeling aanpassen aan jouw voorkeuren.

Wil je een gloednieuwe betaalschijf aanmaken? Klik dan op de opvallende groene knop + Betalingsschijf (6) om direct een nieuw venster te openen en de regels in te stellen.

Helemaal onderaan vind je de paginanavigatie (7). Hier kun je instellen hoeveel rijen je tegelijkertijd op je scherm wilt tonen (bijvoorbeeld 30) en bladeren door de verschillende pagina's wanneer je veel schijven hebt aangemaakt.

Een betaalschijf aanmaken kan je doen door op de rechterbovenhoek op de knop "+betaalschijf" te klikken.

We maken stap voor stap een betalingsschijf aan! 

Geef de schijf een duidelijke Titel (1). Dit is een verplicht veld (bijvoorbeeld Betalingsschijf #1 of Betalingsschijf - Meerwerken).

Voeg een optionele Omschrijving (2) toe in de tekstverwerker om extra context of toelichting te geven aan de klant (bijvoorbeeld 10% - Na het storten van de betonplaat op de eerste verdieping).

Stel bij Deadline (3) de specifieke datum in waarop deze betalingsschijf uiterlijk door de klant moet zijn voldaan. Wanneer je een deadline aanduidt, krijg je een vraag om herinneringen in te stellen. Hierin kan je invullen hoeveel en wanneer er herinneringen naar de klant moeten gestuurd worden.

Onder de sectie Betalingsregels (4) definieer je welk percentage of welk vast bedrag er geïnd moet worden.

Vul bij Bedrag (5) het cijfer in dat als basis dient voor de berekening of opvraging.

Kies via het dropdownmenu (6) of dit bedrag een vast cijfer is of een percentage (%).

Selecteer bij van (7) de bron waarvan dit percentage berekend moet worden (zoals de totale contractsom of een specifieke kostengroep).

Wil je extra voorwaarden of opsplitsingen toevoegen aan deze schijf? Klik dan op de knop + Nieuwe regel (8).

Met de knop + Alle huidige meerwerken (9) voeg je in één klik alle goedgekeurde extra kosten of meerwerken van de klant toe aan deze specifieke betalingsschijf.

Gebruik de knop + Alle unitprijzen (10) om automatisch alle standaard gekoppelde basisprijzen van de unit in de betalingsregel te laden.

In het rode kader geef je antwoord op de vraag: Welke units zijn gerelateerd aan deze betalingsschijf? Door gebruik te maken van de selectievakjes (checkboxes) kun je de schijf heel gericht toewijzen. Je kunt ervoor kiezen om het volledige project (Mavrick) te selecteren, of de schijf te beperken tot een specifieke Fase, Lot, Gebouw of individuele Unit. Zo hoef je een schijf die voor een heel gebouw geldt, maar één keer aan te maken.

Als je betalingsschijven wilt opmaken die losstaan van de standaard meerwerken of vaste unitprijzen, kun je binnen de instellingen van Ziggu volledig eigen financiële categorieën definiëren. Hieraan kun je vervolgens flexibele, losse bedragen of specifieke percentages koppelen bij het inrichten van je betalingsregels.

💡 Hoe pas je dit toe? Zodra je een eigen categorie hebt opgeslagen, verschijnt deze als optie in het dropdownmenu van bij het opstellen van een nieuwe betalingsschijf. Zo kun je schijven opmaken met een vrije structuur die perfect aansluit op de specifieke administratieve afspraken van jouw project. Deze categorieën kan je nadien selecteren bij het bepalen van het bedrag. Je vindt deze terug onder de map Andere.

Bovenaan het overzicht volg je de vordering op van deze betalingsschijf. Er zijn drie beschikbare statussen:

Onderaan vindt je een overzicht van alle Units waarvoor deze betaalschijf opgemaakt is, inclusief alle details en de statussen aan de rechterzijde.

Wanneer je betalingsschijven hebt aangemaakt voor meerdere units tegelijk, hoef je deze niet stuk voor stuk te beheren. Klik op de cirkel bovenaan om ze allemaal in 1 keer te selecteren.

Met de Actie in bulk (1) knop kan je efficiënt en in één klik aanpassingen doorvoeren voor alle of geselecteerde klanten.

Wil je de betaalschijf bewerken? Dat kan! Duid de betaalschijven aan die je wenst aan te passen. Klik dan op "actie in bulk".

Selecteer een nieuwe datum in het kalenderveld Deadline (1) om de uiterste betaaldatum voor alle geselecteerde schijven tegelijk te verplaatsen.

Wil je de huidige deadlines juist helemaal weghalen? Vink dan het selectierondje Verwijder de deadline voor alle geselecteerde betaalschijven (2) aan.

Typ een nieuwe toelichting of instructie in de tekstverwerker bij Beschrijving (3). Deze tekst zal de bestaande omschrijving op alle geselecteerde schijven vervangen.

Pas de administratieve Status (4) van de geselecteerde posten in één klik aan naar In wacht (klaarzetten), Gefactureerd (openstaand bij klant) of Betaald (succesvol verwerkt).

Indien je de status op Betaald zet, kun je in het veld Betaald op (5) de exacte datum invoeren waarop de betalingen zijn binnengekomen.

Wil je een eerder ingevoerde betaaldatum bij alle geselecteerde schijven in één keer wissen? Vink dan het selectierondje Verwijder betaaldatum voor alle geselecteerde betaalschijven (6) aan.

Klik linksonder op de groene knop Opslaan (7) om al je bulkbewerkingen definitief door te voeren en toe te passen.

5. Herinneringen bewerken (6): Configureer of wijzig de automatische betalingsherinneringen voor de geselecteerde schijven, zodat het systeem eventuele opvolging automatisch regelt.

6. Verwijderen (7): Wis de geselecteerde betalingsschijven definitief uit het financiële overzicht van dit project als deze niet meer van toepassing zijn.

Door te klikken op de naam van de unit zie je de samenstelling van deze betalingsschijf, dit zijn de regels die je eerder hebt ingesteld.

​Klik op ‘ga naar unitbetalingsschijven’ om te zien welke betalingsschijven aangemaakt zijn voor deze unit.