Vous pouvez créer différentes listes d'actions et les partager avec des clients, des partenaires ou des membres de l'équipe. Les différents écrans de synthèse vous permettent de suivre l'évolution de la situation. Vous pouvez vous concentrer sur les points d'une ou de plusieurs unités ou consulter la liste de tous les points enregistrés.
Aperçu de la liste des points
Avant d'ajouter un point à la liste, voici un bref aperçu de ce que vous trouverez sur la page principale.
Nouvelle liste de points : Comme son nom l'indique, vous pouvez ajouter un point à la liste ici. Plus de détails à ce sujet sous peu.
Dans la liste des points, vous voyez l'aperçu des différents points.
Sous unités, vous voyez combien d'unités sont impliquées dans ce projet, vous pouvez l'ajuster lors de la création d'un point.
Sous date de début, vous pouvez lire quelle sera la date de début des points convenus.
Sous statut, vous pouvez voir si des points déjà complétés au sein d'un projet spécifique ont été cochés.
Vous pouvez également cocher l'option permettant aux clients de signaler eux-mêmes de nouveaux points.
C'est vous qui décidez de la structure des listes. Vous choisissez : un titre, une description et une date limite. Allons-y !
Étape 1 : type
À quel type de points d'action cette liste se réfère-t-elle ? Quel sera le nom de la liste ? Vous pouvez par exemple faire une subdivision par espace, par période (réception provisoire, réception finale, …).
Conseil : Seul le titre de la liste est obligatoire. La description et l'échéance sont des informations complémentaires.
Étape 2 : unités (Uniquement pour les projets comportant plusieurs unités)
A quelles unités cette liste s'applique-t-elle ? Vous pouvez ajouter des unités ultérieurement si nécessaire.
Étape 3 : résumé
Dans cette dernière étape, vous voyez un résumé des détails de la liste saisis et des unités associées. Les ajustements sont possibles directement dans les étapes précédentes, ou vous pouvez appliquer toutes les modifications ultérieurement.
Étape 4 : création de la liste
Vous pouvez choisir de publier la liste immédiatement pour les clients et/ou partenaires, mais vous pouvez également le faire après coup. Par exemple, vous pouvez d'abord ajouter les points d'action et les attribuer au responsable approprié.
Aperçu des unités
Après l'enregistrement, vous voyez l'aperçu des unités que vous avez associées à cette liste de points, si les points d'action ont été publiés pour les clients et/ou partenaires, quel statut a été attribué et quel membre de l'équipe est responsable de la liste de points.
Depuis l'aperçu des unités, vous pouvez :
Modifier la liste
Ajouter des unités supplémentaires à la liste de points
Publier la liste (pour les clients et partenaires)
Modifier la liste
Vous souhaitez ajouter une description ou une date limite, ou vous avez fait une faute de frappe dans le nom et vous souhaitez le modifier ? Il n'y a pas de problème.
Ajouter des unités supplémentaires à la liste des points
Sur l'écran de synthèse, vous trouverez un bouton bleu en haut à droite. Il vous permet d'ajouter d'autres unités.
Publier la liste
Vous avez fini de créer la liste et souhaitez la rendre visible pour les clients et partenaires ? Cliquez sur le bouton vert 'publier'. À l'aide des coches, vous pouvez choisir de rendre la liste visible uniquement pour un nombre limité d'unités.
Points
Lorsque vous cliquez sur un point pour un appartement spécifique, vous voyez les éléments suivants:
L'occupant(e) de l'appartement
Le responsable
Ici, vous pouvez ajouter un point.
L'échéance (convenue) pour la réparation ou l'exécution du point
Quel partenaire s'en chargera
L'emplacement du défaut signalé
Ici, vous pouvez directement commencer une conversation avec le responsable, vous pouvez ajouter des photos ou des liens
Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Créé', vous pouvez choisir dans un menu déroulant si ce point signalé a déjà été exécuté, s'il est en cours de traitement, ou s'il ne sera pas accepté.
Lorsque vous cliquez sur les trois points, vous obtenez la liste de choix ci-dessus. Ici, vous pouvez vous-même approuver ou rejeter le défaut signalé au nom du client, demander l'approbation de clients spécifiques ou même simplement le supprimer.
Ajout de points
Via le bouton 'créer un point', vous ouvrez la fenêtre de saisie.
Vous donnez un nom à l'action, éventuellement une description, un responsable. Vous pouvez catégoriser les points d'action comme vous le souhaitez en créant une catégorie sous 'catégorie', par exemple, portes, fenêtres ou plâtrerie. Dans l'écran de synthèse, vous pouvez ensuite filtrer dessus. Pratique !
Vous donnez un nom à l'action, éventuellement une description, un responsable. Vous pouvez classer les actions comme vous le souhaitez en créant une catégorie sous la catégorie, par exemple portes, fenêtres ou plâtrerie. Vous pouvez ensuite les filtrer dans l'écran de synthèse. Pratique !
Conseil : ajoutez une date limite s'il y en a une et précisez ce que vous entendez par photo ou document. Une image en dit parfois plus que mille mots.
Modifier les points
Changez le statut à partir de la vue d'ensemble ou cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit du point pour le modifier ou le supprimer.
Aperçu de tous les points
Donne un aperçu de tous les points d'action sur cette liste. Vous pouvez développer la liste en utilisant les flèches pour voir tous les détails, ou la réduire pour que seules les informations de base soient visibles.
Vous pouvez définir un filtre au niveau du statut, du responsable, de la catégorie ou rechercher le nom du point d'action.
Permettre aux clients de rapporter des points
Pour permettre aux clients de signaler eux-mêmes des points, vous activez d'abord l'interrupteur 'Le client peut signaler de nouveaux points' dans Paramètres.
À partir de maintenant, le client peut signaler un nouveau point. Chez eux, un bouton 'Signaler un défaut' apparaît sous Après-vente.
La capture d'écran ci-dessous est du point de vue du client :
Désormais, les clients peuvent signaler un nouveau point. Pour ce faire, un bouton + Nouveau point apparaîtra dans l'Après-vente.
La capture d'écran ci-dessous représente le point de vue du client :
Cela permet aux clients de signaler un nouveau point. Une fois qu'ils l'ont fait, le nouveau point apparaît dans votre boîte de réception. Pour ajouter ce point à une liste de points, cliquez d'abord sur « Vérifier ». Dans la liste déroulante, vous choisissez ensuite une liste de points. Pour enregistrer et ajouter le point à la liste de points choisie, cliquez sur « Traiter 1 point ».
Désormais, vous trouverez le point dans la liste des points et pourrez ajuster le responsable, le délai, etc.