Lorsque vous ajoutez des documents à une proposition, un bouton intitulé «marquer ou signer» figure à côté de chaque fichier. Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez que le client signe ce document particulier.
Mettez en évidence au moins un document que le client peut signer électroniquement. Si vous n'avez pas besoin de signatures, désactivez le bouton situé sous les documents.
Allez à la (aux) page(s) où vous voulez que le client signe. Lorsque vous cliquez sur la page, un cadre jaune apparaît. Il s'agit de la zone de signature, c'est-à-dire la région où la signature de votre client apparaîtra.
Vous pouvez déplacer la zone de signature sur la page, la redimensionner en saisissant l'un des coins, ou supprimer la zone en cliquant sur le « X » dans le coin supérieur droit.
Après avoir enregistré la ou les zones de signature, vous verrez une confirmation à côté du document « Placer la signature indiquée ».
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
En bref : oui !
Il existe un règlement de l'UE appelé eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
L'eIDAS a créé des normes qui permettent aux signatures électroniques, aux certificats numériques qualifiés et aux autres transactions électroniques d'avoir le même statut juridique que les transactions effectuées sur papier.
Il est entré en vigueur en juillet 2014 afin de permettre des transactions électroniques sécurisées au sein de l'Union européenne. Les États membres sont tenus de reconnaître les signatures électroniques qui répondent aux normes de l'eIDAS.
Il existe différents types de signatures électroniques :
1/ Le sceau électronique simple (SES) - n'est pas conforme à eIDAS
Tous les types de signatures électroniques qui prouvent l'approbation du signataire en utilisant un type de certificat. Il peut s'agir d'une signature apposée manuellement sur l'écran d'un ordinateur, d'un clic sur un bouton d'approbation, etc.
2/ Le sceau électronique avancé (AES) - conforme à eIDAS
Cette signature doit répondre à des exigences spécifiques qui assurent un niveau supérieur de vérification, de sécurité et de scellement du signataire. Cela signifie que le document ne peut pas être modifié après avoir été signé.
3/ Le sceau électronique qualifié (QES) - conforme à eIDAS
La signature électronique qualifiée ou irréfutable s'appuie sur un certificat délivré par un prestataire de services de confiance qualifié figurant sur la liste de confiance de l'UE. Elle offre ainsi le niveau de sécurité le plus élevé.
Comment Ziggu s'y conforme-t-il ?
La signature électronique de Ziggu est conçue pour répondre aux normes d'une signature électronique avancée.
Qu'est-ce que cela signifie exactement ?
Le sceau fournit des informations d'identification uniques qui lient la signature au signataire.
Le signataire a le contrôle exclusif des données utilisées pour créer la signature électronique.
Le sceau doit pouvoir montrer si les données jointes au message ont été altérées après la signature. Si les données signées ont été modifiées, la signature est considérée comme invalide.
Il existe une preuve électronique qui confirme l'identité du signataire et relie les données de validation de la signature électronique à cette personne.
Pour signer électroniquement un document sur Ziggu, le signataire doit d'abord s'identifier en se connectant avec son adresse électronique et son mot de passe. L'heure, le lieu et l'adresse IP de cette session sont invariablement enregistrés.
Lorsqu'un client signe électroniquement un document sur Ziggu, un horodatage est ajouté au document avec la signature. Le document signé peut être lié à la session et à l'authentification du client.
Une empreinte digitale électronique est ajoutée au document signé afin de garantir la traçabilité de toute modification après la signature.
Lorsque quelqu'un sur Ziggu tente de modifier une proposition approuvée, le document signé est supprimé et le client doit réaffirmer les modifications.