Om de bedrijfsinstellingen te openen, klik je op de bedrijfsnaam in de linker bovenhoek van het scherm.

In het hoofdmenu onder Bedrijfsinstellingen vind je de tabbladen Algemeen, Huisstijl, Team, Functies, Facturatie en Integraties.

In het tabblad Algemeen van de bedrijfsinstellingen beheer je de centrale gegevens die de basis vormen voor je gehele platform. Als eerste vul je de officiële bedrijfsnaam in (1), wat een verplicht veld is omdat deze naam overal op het platform en in communicaties naar klanten wordt gebruikt. Meteen daaronder zie je het unieke subdomein (2) staan, wat de specifieke weblink is waarmee jouw team en klanten toegang krijgen tot jouw omgeving. Om ervoor te zorgen dat kopers of partners gemakkelijk contact kunnen opnemen, geef je het algemene telefoonnummer (3) op. Daarnaast zijn de financiële gegevens essentieel: vul het IBAN-nummer (4) en het BTW-nummer (5) in.

Onder de sectie voor de adresgegevens (6) geef je de fysieke locatie van je organisatie op, zoals de straat, het nummer, de postcode, de stad en het land. Dit is belangrijk voor een correcte vermelding op juridische documenten en briefhoofden. In het gedeelte met overige instellingen vul je het centrale e-mailadres (7) in waarnaar belangrijke notificaties gestuurd worden, en stel je de gewenste standaardtaal (8) van het platform in. Ook de tijdszone (9) is een belangrijke instelling om ervoor te zorgen dat deadlines, afspraken en automatische herinneringen voor iedereen op het juiste moment worden weergegeven. Om alle oppervlaktes, afmetingen en financiële bedragen uniform te presenteren over al je projecten heen, kies je de passende meeteenheid (10) ,zoals metrisch, en de munteenheid (11) (bijvoorbeeld Euro).

Tot slot vind je onderaan nog enkele handige functionaliteiten voor het beheer van je organisatie. Met de 'Out of office'-schakelaar (12) kun je een afwezigheidsbericht instellen wanneer je kantoor gesloten is, bijvoorbeeld tijdens een collectieve vakantieperiode. Zo weten klanten en partners meteen wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Eenmaal live is de banner altijd en voor alle contacten zichtbaar.

Helemaal onderaan zie je aan de groene status indicator (13) dat de mobiele app (PWA) actief is, wat betekent dat gebruikers het platform ook als mobiele applicatie op hun smartphone of tablet kunnen installeren voor een optimale mobiele ervaring.

In het tabblad Huisstijl stel je de visuele identiteit van jouw organisatie in, zodat het platform naadloos aansluit bij je eigen merk.

Als eerste kun je het bedrijfslogo (1) uploaden (een PNG-bestand is vereist) en kiezen hoe dit logo wordt weergegeven, bijvoorbeeld via een rond of vierkant formaat. Dit logo verschijnt bovenaan in het portaal en in e-mailcommunicatie. Vervolgens stel je de themakleur voor de klant (2) in door de exacte Hex-kleurcode (zoals #096553) in te voeren. Deze hoofdkleur wordt toegepast in het gehele klantenportaal om knoppen en accenten je eigen merkuitstraling te geven; je kunt een klant impersoneren om het resultaat direct in actie te zien.

Tot slot kun je een sfeervolle afbeelding voor de loginpagina (3) instellen. Deze afbeelding krijgen klanten en partners te zien wanneer ze inloggen op jouw omgeving, wat zorgt voor een professionele en herkenbare eerste indruk. Hier kan je de achtergrondafbeelding die wordt weergegeven op het loginscherm wijzigen. Deze afbeelding is zichtbaar voor alle contacten (teamleden, klanten en partners).

De login-pagina voor jouw klant of partner zou er dan zo kunnen uitzien, weliswaar met eigen logo en eigen branding:

Onder "Team" kan je zelf interne teamleden / werknemers gaan toevoegen.

Klik op "+teamlid" en een nieuw venster zal openen.

Vul hier nu alle gegevens in van je teamlid dat je wenst toe te voegen.

Kies vervolgens voor Eigenaar of Beheerder:

Verschillende van onze functionaliteiten maken gebruik van Categorieën. Standaard leveren wij een aantal categorieën aan, maar wij zijn hierin zeer flexibel en bieden ook de optie aan om aangepaste categorieën aan te maken voor Documenten, Financiën en Nazorg!

Maak een categorie aan via de "+ Categorie" knop. Eens je aangepaste categorieën hebt aangemaakt, kan je deze eenvoudig wijzigen en/of verwijderen via respectievelijk het potlood of het vuilnisbak icoontje.

Wanneer je kiest voor de module Gesprekken, krijg je twee belangrijke onderdelen te zien voor het stroomlijnen van je klantcommunicatie.

1/ Als eerste zie je bovenaan de optie voor E-mail forwarding, waarmee je een uniek doorstuuradres krijgt (zoals inbox@helpcenternl.ziggu.app). Door e-mails van klanten naar dit adres door te sturen, worden ze automatisch omgezet in overzichtelijke berichten binnen het platform. Om spam te voorkomen, worden hierbij enkel e-mails verwerkt die afkomstig zijn van een e-mailadres dat is gekoppeld aan een bestaand profiel van een eigenaar of beheerder.

2/ Daaronder vind je het onderdeel Snippets, wat kant-en-klare teksttekstbouwstenen of antwoordsjablonen zijn die je kunt aanmaken en hergebruiken. Hier kun je zowel persoonlijke snippets beheren als standaardtewijzen die delingsrechten hebben voor het hele team (zoals een afspraakbevestiging of welkomstbericht), zodat iedereen snel en consistent kan reageren op vragen van kopers.

Wanneer je voor Nazorg kies binnen functies zie je volgende zaken.

1/ Bovenaan activeer of deactiveer je als eerste Nazorg gesprekken (1) met de schakelaar 'Gesprekken binnen de nazorg mogelijk maken', wat bepaalt of klanten na de oplevering van hun woning rechtstreeks meldingen of nazorgvragen via het platform kunnen indienen.

2/ Daaronder beheer je de Statussen (2) van de nazorgpunten. Hier koppel je de interne status die jouw team gebruikt (zoals Ongoing of Completed) aan de status die de klant in zijn portaal te zien krijgt (zoals In behandeling of Voltooid). Zo voorkom je misverstanden en weet de koper altijd exact hoe ver het met de afhandeling staat. Met de knop + Status voeg je eenvoudig nieuwe statussen toe om je interne workflow perfect na te botsen.

3/ Tot slot richt je onderaan de Categorieën (3) in (zoals Badkamer of Keuken). Door deze categorieën vooraf aan te maken, kunnen kopers bij het indienen van een nazorgpunt meteen aangeven waar het probleem zich bevindt, wat zorgt voor een snellere en efficiëntere toewijzing aan het juiste teamlid of de juiste aannemer.

Onder het tabblad Facturatie krijg je een helder overzicht van je huidige licentie, abonnement en verbruik binnen het platform. Bovenaan zie je in één oogopslag belangrijke gegevens zoals de verlengingsdatum van je contract, het totale aantal units waarop je geabonneerd bent (bijvoorbeeld 70 actieve units) en het huidige verbruik (hoeveel units daadwerkelijk actief zijn en hoeveel er nog in gebruik kunnen worden genomen). Ook de totale opslagcapaciteit en de actuele benutting daarvan worden hier overzichtelijk weergegeven.

Daaronder stel je de contactgegevens in voor de administratie. Vul bij E-mail facturatie het e-mailadres in waar alle facturen naartoe gestuurd moeten worden, zoals dat van de boekhouding. Bij Herinneringsmail contractverlenging geef je het e-mailadres op dat tijdig een melding moet ontvangen voordat je abonnementsperiode afloopt, zodat je ruim voor de verlengingsdatum op de hoogte bent.

Krijg een overzicht van lopende integraties en diens documentatie.

Heb je al een lopende integratie? Dan ken je hier alle informatie terugvinden.

Meer weten over integraties? Contacteer ons!